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Dématérialisation factures fournisseurs : digitalisez votre processus de facturation

Vous envisagez la dématérialisation de vos factures fournisseurs ?

 

Artéva se charge de votre projet en automatisant vos échanges de factures entrantes. La dématérialisation va au-delà de la simple numérisation, respectant les normes fiscales. Orchestrade, notre solution, facilite votre transformation digitale en intégrant tous les formats de factures, du papier au PDF par e-mail, et permet la saisie en ligne pour les petits fournisseurs. Simplifiez la gestion de votre facturation fournisseurs avec Orchestrade.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Concrètement, la dématérialisation des factures fournisseurs consiste à faire passer les factures entrantes d’un support papier à un support électronique tout en respectant les exigences et les règlementations fiscales. Ce dernier point la différencie d’une simple numérisation ou d’un envoi de facture par e-mail. De plus, de nombreux fournisseurs préfèrent vous transmettre des factures au format électronique dématérialisé (EDI, FacturX,etc). Pour faciliter votre transformation digitale, la solution Orchestrade vous permet d’intégrer l’ensemble de vos factures fournisseurs quel que soit leur format ou mode de transmission: papier, PDF par e-mail, format électronique., De plus, notre portail permet la saisie des factures en ligne pour les petits fournisseurs, rarement équipés en logiciels de facturation. Orchestrade vous permet donc de centraliser dans un même outil toute la gestion de votre facturation fournisseurs.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique se caractérise par son émission, sa transmission et sa réception sous forme électronique, structurée de manière à permettre un traitement automatique et informatisé. Tout comme sa contrepartie papier traditionnelle, la facture électronique doit comporter toutes les mentions obligatoires requises. Il est essentiel de souligner que, malgré le mode électronique, une facture électronique conserve sa nature fondamentale de document fiscal.

 

Il convient de noter qu’une facture imprimée puis numérisée au moment de son émission, dans le but d’être expédiée et reçue par voie électronique, puis traitée et archivée de manière dématérialisée, ne peut être considérée comme une facture électronique. Dans ce contexte, on parle plutôt de facture dématérialisée. La distinction entre les deux réside dans le processus initial de création et de transmission, la facture dématérialisée étant issue d’une version papier convertie, tandis que la facture électronique est générée et échangée dès le départ dans un format électronique structuré.

Qu’est-ce qu’une facture numérisée ?

Le terme « facture numérique » est généralement employé pour décrire la version dématérialisée d’une facture traditionnelle. Cette expression englobe aussi bien une version numérisée d’une facture papier que celle qui est directement générée sous forme numérique.

 

Ainsi, elle recouvre tout document financier émis et traité électroniquement, que ce soit par la conversion d’une facture papier en une version scannée ou par la création originale d’une facture dans un format entièrement numérique.

 

La notion de facture numérique englobe donc un spectre varié de pratiques, toutes liées à l’utilisation de supports électroniques dans le processus de facturation.

Dématérialisation factures fournisseurs

Les obligations légales liés à la dématérialisation des factures

Fournisseurs :

De nombreux pays luttent contre la fraude à la TVA, dont la France, où l’écart annuel entre la TVA théorique et celle perçue contribue à un manque à gagner de plus de 50 milliards d’euros en Europe. Pour remédier à cela, la France impose la dématérialisation des factures par l’article 153 de la loi de finances 2020.

La transition, prévue par le dispositif de la loi de finances 2024, sera obligatoire le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, et le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les microentreprises. Le report annoncé le 28 juillet 2023 vise à assurer une transition réussie et accompagner les acteurs dans cette réforme économiquement structurante.

La législation autour de la dématérialisation des factures fournisseurs

Le 21 décembre 2023, la Chambre des députés a approuvé le Projet de loi de finances pour l'année 2024 en vertu de l'article 49, paragraphe 3 de la Constitution (T.A. n° 223).

➡ À compter du 1er septembre 2026, une nouvelle obligation sera imposée aux grandes entreprises et aux Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI) : l'émission obligatoire de factures électroniques.
Les grandes entreprises et ETI auront jusqu'au 1er décembre 2026 pour se conformer à cette exigence.

➡ Par la suite, à partir du 1er septembre 2027, les petites et moyennes entreprises, ainsi que les microentreprises, seront également tenues d'émettre des factures électroniques. Elles auront jusqu'au 1er décembre 2027 pour mettre en œuvre cette transition.

Comment s'assurer de la validité légale de ses factures dématérialisées ?

Pour qu'une facture électronique soit valide, il est nécessaire d'assurer l'authenticité de son origine et l'intégrité de son contenu. Deux procédés garantissent cette sécurité : la signature électronique qualifiée et le cachet électronique qualifié. La signature électronique qualifiée est une signature avancée créée avec un dispositif qualifié, reposant sur un certificat qualifié. Ce certificat est délivré par un prestataire de services de confiance, répertorié par l'ANSSI.

La vérification peut se faire en examinant la signature électronique ou en utilisant un service de validation qualifié.
Le cachet électronique qualifié, créé par une personne morale avec un dispositif certifié, vise également à garantir l'origine et l'intégrité des factures électroniques. Le cachet est délivré par un prestataire de services de confiance. La vérification peut se faire en examinant le cachet électronique ou en utilisant un service de validation qualifié.

Quels avantages à dématérialiser ses factures ?

La dématérialisation des documents, notamment la transition vers la facture électronique, présente plusieurs avantages évidents. En premier lieu, elle contribue à considérablement réduire la quantité de paperasse au sein de l’entreprise, grâce à une numérisation complète de l’ensemble des documents.

 

Cette réduction significative de la paperasserie se traduit par un gain de temps considérable dans la gestion administrative. En effet, la facture électronique élimine la nécessité de manipuler du papier, simplifiant ainsi toutes les étapes du processus, de l’édition à l’envoi, en passant par l’archivage. Toutes ces opérations se réalisent désormais en quelques clics, assurant des envois de factures sécurisés.

 

Outre les avantages en termes de productivité, la facture électronique génère également d’importantes économies. Elle permet de réduire de 50 à 75 % les coûts liés à l’émission des factures. En éliminant la nécessité d’imprimer, envoyer ou stocker des factures physiques, cette transition engendre des économies significatives sur les consommables tels que le papier et les cartouches d’encre. Par conséquent, la réduction des impressions contribue également à diminuer l’impact environnemental de la facturation au sein de l’entreprise.

 

Enfin, la dématérialisation des factures offre un meilleur contrôle du processus de facturation, facilitant un suivi plus rigoureux des documents au sein de l’entreprise. Les dates d’envoi des factures deviennent facilement identifiables, simplifiant ainsi le processus de relance des factures impayées et l’envoi de notifications de rappel aux clients. En résumé, la facture électronique simplifie l’ensemble du processus de gestion des factures.

La dématérialisation des factures fournisseurs à votre service

La digitalisation et l’automatisation de vos échanges de factures fournisseurs optimisent votre processus Purchase to Pay.

En vous inscrivant dans un projet de facturation fournisseur, vous vous assurez :

Un allègement des charges de vos équipes

Le processus de traitement des factures fournisseurs implique des interventions humaines, de la demande d’achat jusqu’à l’avis de paiement. En dématérialisant les factures, vous évitez à vos équipes de traiter tout ce qui est lié à la gestion du papier.

L’augmentation de la fiabilité et rentabilité de vos services

En digitalisant vos factures fournisseurs, vous réduisez les erreurs de saisie liées à l’humain ainsi que les litiges associés. Vous gagnez également du temps sur le traitement des factures fournisseurs et vous accélérez les échanges entre votre service achat et votre service comptabilité.

Le renforcement de vos relations fournisseurs

L'automatisation de la dématérialisation de vos factures fournisseurs est essentielle pour fluidifier vos échanges avec vos fournisseurs. Elle permet une mise en paiement accélérée et évite les erreurs liées à la ressaisie.

Plateforme dématérialisation factures : notre offre de portail facturation fournisseur

Artéva va plus loin que votre projet de dématérialisation fournisseurs. Nous mettons à votre disposition un portail collaboratif pour automatiser votre processus Purchase to Pay. 

Simplifiez la gestion de vos factures fournisseurs

En passant à un support électronique, vous éliminez de fait toutes les contraintes liées à la facturation papier (délai de réception, traitement du courrier, conservation des factures papier). Les factures entrantes sont automatiquement intégrées à votre ERP et vos équipes comptables n’ont plus à faire de ressaisie. Vous évitez ainsi tout risque d’erreur. La digitalisation permet également de retrouver facilement toutes vos factures et les évènements qui y sont liés. Cela vous permet d’avoir un suivi de vos finances facilité.

Fluidifier et simplifiez les échanges avec vos fournisseurs et prestataires

Comme vu précédemment, la digitalisation apporte un gain de temps non négligeable.  En fonction de la solution choisie, vos fournisseurs peuvent avoir accès au statut de leurs factures et communiquer avec vous via une messagerie dédiée si vous optez pour un portail fournisseurs. Vos fournisseurs sont plus satisfaits de la relation car ils peuvent avoir accès facilement et rapidement aux informations et aux réponses à leurs questions. Vos échanges sont donc simplifiés.

Pour améliorer encore votre relation fournisseurs, la solution Orchestrade intègre la gestion d’un référentiel qui peut être synchronisé avec votre référentiel interne. Les fournisseurs sont donc autonomes pour vous transmettre toutes les informations nécessaires à votre relation d’achat (coordonnées des contacts, K-bis, RIB, attestations diverses) Découvrez notre solution complète portail fournisseurs.

Augmentez votre productivité grâce à la dématérialisation

En dématérialisant votre facturation fournisseurs, vous réduisez systématiquement les tâches liées à la gestion de celle-ci. Vous n’aurez plus à vous occuper de la gestion du papier, plus de ressaisie à faire ni de correction des erreurs qui peuvent survenir. De plus, l’automatisation de ces tâches et la leur fiabilité réduit drastiquement les échanges chronophages avec vos fournisseurs. Vos équipes libèrent ainsi du temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Comment fonctionne la numérisation de vos documents ?

Pour le traitement de vos factures papier, deux solutions s’offrent à vous :

  • Vous pouvez continuer à les recevoir, les scanner et la solution Orchestrade s’occupera de l’extraction de données et de leur intégration dans votre ERP.
  • Nous pouvons aussi vous mettre à disposition une adresse postale et prendre en charge tout le processus de traitement des factures papiers, de l’ouverture de l’enveloppe à l’intégration dans vos systèmes

Quelle plateforme de dématérialisation de factures fournisseurs choisir ?

Pourquoi opter pour la plateforme Orchestrade ? Cette solution se distingue par sa complétude, englobant l’ensemble des processus d’achat et de vente, du cycle Purchase to Pay au Order to Cash, en passant par la synchronisation bancaire, la synchronisation comptable et la gestion des paiements. Sa robustesse est renforcée par des mesures de sécurité de premier plan, telles que la certification ISO 27001, des protocoles de chiffrement, une double authentification et un archivage légal conforme aux normes françaises.

 

Orchestrade se distingue également par sa personnalisation, intégrant des workflows métiers sur mesure, des indicateurs de performance (KPI) adaptables et des interfaces propriétaires. Son aspect économique est souligné par un modèle tarifaire adapté à votre consommation réelle, offrant une solution rentable.

L’aspect convivial de la plateforme se manifeste à travers un portail collaboratif ergonomique, facilitant son utilisation. De plus, elle favorise la mutualisation des données et des processus entre partenaires, renforçant ainsi la facilité d’utilisation.

 

Enfin, Orchestrade s’intègre harmonieusement à votre système d’information existant, que ce soit votre ERP, la comptabilité, la gestion bancaire, ou encore les référentiels clients, fournisseurs et produits. En résumé, Orchestrade se positionne comme une solution complète, sécurisée, personnalisable, économique, conviviale et parfaitement intégrée à votre environnement informatique global.

Dématérialisation factures fournisseurs

Un portail B2B à votre service

Réception et gestion des factures sur un même portail

Le portail fournisseur Artéva permet d’automatiser l’ensemble de votre processus Purchase to Pay. Vous pouvez visualiser l’ensemble de vos échanges fournisseurs et télécharger les factures pour optimiser votre trésorerie. Vos factures sont archivées électroniquement pendant 10 ans.

Création de comptes pour vos fournisseurs

En quelques clics, vous créez des comptes pour vos fournisseurs pour que ceux-ci aient leur propre accès au portail de facturation. Vous pouvez également leur envoyer un lien pour qu’ils s’inscrivent eux-mêmes et créent ainsi leur compte personnel.

Portail collaboratif personnalisé

Nous mettons en place un portail fournisseur collaboratif en l'adaptant à votre activité, vos couleurs et votre logo. Vous choisissez les modules adaptés à vos besoins métiers.

Envoi automatisé de notifications aux fournisseurs

Vos fournisseurs sont notifiés du changement d’état de leurs factures. En effet, la plateforme synchronise automatiquement les statuts des factures avec ceux de votre Système d'Information.

Un portail de facturation mis à la disposition de vos fournisseurs

Saisie de factures et dépôt au format PDF

Pour les fournisseurs qui ne sont pas dotés d'une plateforme EDI, le portail leur propose de déposer leurs factures au format PDF ou de les saisir via un formulaire. Ceci vous permet d'embarquer tous vos partenaires dans votre projet de facturation électronique.

Communication sur les factures en litige

Les fournisseurs ont la possibilité de transmettre des messages à leur client (votre entreprise). Vous pouvez leur répondre facilement via le système de messagerie. L'historique des conversations est sauvegardé pendant 45 jours, hors clause particulière.

Gestion des factures

Les fournisseurs peuvent consulter l'évolution du statut des factures qu'ils ont émises. Ces factures sont accessibles pendant une durée de 3 mois, hors clause particulière. Toutes les factures échangées sont archivées dans un coffre-fort électronique pendant 10 ans.

Modes de dépôt disponibles

- EDI
- Factur-X
- PDF simple ou avec signature
- PDF image
- Factures saisie sur le portail ou déposées, transmises par mail ou par courrier
- Il est possible de combiner plusieurs modes de dépôt.

Plateforme SaaS de dématérialisation factures fournisseurs

La plateforme B2B Orchestrade répond à toutes vos exigences en matière de dématérialisation des factures fournisseurs. Elle vous permet d’inclure tous vos fournisseurs dans votre projet de digitalisation des factures entrantes, quelle que soit la technologie qu’ils utilisent pour vous communiquer leurs documents.

 

Dans ce contexte, Artéva vous propose son portail fournisseur collaboratif pour automatiser votre processus de dématérialisation des factures :

 

♦ Dépôt et téléchargement des factures fournisseurs (portail de saisie)

♦ Mise à jour automatique et suivi de l’état des factures dans le processus de paiement

♦ Interaction sur les documents pour les compléter avec vos propres données métiers, pour régler d’éventuels litiges et plus encore

♦ Archivage électronique de vos factures pendant 10 ans

Dématérialisation factures fournisseurs

Votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs :

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N’hésitez pas à contacter nos équipes pour demander un devis ou une démo et leur faire part de vos besoins en matière de facturation électronique entrante.

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