Dématérialisation factures fournisseurs : digitalisez votre processus de facturation
Vous souhaitez dématérialiser vos factures fournisseurs ? L’équipe Artéva prend en charge votre projet de digitalisation des factures et automatise l’ensemble de vos échanges de factures entrantes.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Concrètement, la dématérialisation des factures fournisseurs consiste à faire passer les factures entrantes d’un support papier à un support électronique tout en respectant les exigences et les règlementations fiscales. Ce dernier point la différencie d’une simple numérisation ou d’un envoi de facture par e-mail. De plus, de nombreux fournisseurs préfèrent vous transmettre des factures au format électronique dématérialisé (EDI, FacturX,etc). Pour faciliter votre transformation digitale, la solution Orchestrade vous permet d’intégrer l’ensemble de vos factures fournisseurs quel que soit leur format ou mode de transmission: papier, PDF par e-mail, format électronique., De plus, notre portail permet la saisie des factures en ligne pour les petits fournisseurs, rarement équipés en logiciels de facturation. Orchestrade vous permet donc de centraliser dans un même outil toute la gestion de votre facturation fournisseurs.
Plateforme SaaS de dématérialisation factures fournisseurs
La plateforme B2B Orchestrade répond à toutes vos exigences en matière de dématérialisation des factures fournisseurs. Elle vous permet d’inclure tous vos fournisseurs dans votre projet de digitalisation des factures entrantes, quelle que soit la technologie qu’ils utilisent pour vous communiquer leurs documents.
Dans ce contexte, Artéva vous propose son portail fournisseur collaboratif pour automatiser votre processus de dématérialisation des factures :
♦ Dépôt et téléchargement des factures fournisseurs (portail de saisie)
♦ Mise à jour automatique et suivi de l’état des factures dans le processus de paiement
♦ Interaction sur les documents pour les compléter avec vos propres données métiers, pour régler d’éventuels litiges et plus encore
♦ Archivage électronique de vos factures pendant 10 ans
La dématérialisation des factures fournisseurs à votre service
La digitalisation et l’automatisation de vos échanges de factures fournisseurs optimisent votre processus Purchase to Pay.
En vous inscrivant dans un projet de facturation fournisseur, vous vous assurez :
Un allègement des charges de vos équipes
Le processus de traitement des factures fournisseurs implique des interventions humaines, de la demande d’achat jusqu’à l’avis de paiement. En dématérialisant les factures, vous évitez à vos équipes de traiter tout ce qui est lié à la gestion du papier.
L’augmentation de la fiabilité et rentabilité de vos services
En digitalisant vos factures fournisseurs, vous réduisez les erreurs de saisie liées à l’humain ainsi que les litiges associés. Vous gagnez également du temps sur le traitement des factures fournisseurs et vous accélérez les échanges entre votre service achat et votre service comptabilité.
Le renforcement de vos relations fournisseurs
L'automatisation de la dématérialisation de vos factures fournisseurs est essentielle pour fluidifier vos échanges avec vos fournisseurs. Elle permet une mise en paiement accélérée et évite les erreurs liées à la ressaisie.
Plateforme dématérialisation factures : notre offre de portail facturation fournisseur
Artéva va plus loin que votre projet de dématérialisation fournisseurs. Nous mettons à votre disposition un portail collaboratif pour automatiser votre processus Purchase to Pay.
Simplifiez la gestion de vos factures fournisseurs
En passant à un support électronique, vous éliminez de fait toutes les contraintes liées à la facturation papier (délai de réception, traitement du courrier, conservation des factures papier). Les factures entrantes sont automatiquement intégrées à votre ERP et vos équipes comptables n’ont plus à faire de ressaisie. Vous évitez ainsi tout risque d’erreur. La digitalisation permet également de retrouver facilement toutes vos factures et les évènements qui y sont liés. Cela vous permet d’avoir un suivi de vos finances facilité.
Fluidifier et simplifiez les échanges avec vos fournisseurs et prestataires
Comme vu précédemment, la digitalisation apporte un gain de temps non négligeable. En fonction de la solution choisie, vos fournisseurs peuvent avoir accès au statut de leurs factures et communiquer avec vous via une messagerie dédiée si vous optez pour un portail fournisseurs. Vos fournisseurs sont plus satisfaits de la relation car ils peuvent avoir accès facilement et rapidement aux informations et aux réponses à leurs questions. Vos échanges sont donc simplifiés.
Pour améliorer encore votre relation fournisseurs, la solution Orchestrade intègre la gestion d’un référentiel qui peut être synchronisé avec votre référentiel interne. Les fournisseurs sont donc autonomes pour vous transmettre toutes les informations nécessaires à votre relation d’achat (coordonnées des contacts, K-bis, RIB, attestations diverses) Découvrez notre solution complète portail fournisseurs.
Augmentez votre productivité grâce à la dématérialisation
En dématérialisant votre facturation fournisseurs, vous réduisez systématiquement les tâches liées à la gestion de celle-ci. Vous n’aurez plus à vous occuper de la gestion du papier, plus de ressaisie à faire ni de correction des erreurs qui peuvent survenir. De plus, l’automatisation de ces tâches et la leur fiabilité réduit drastiquement les échanges chronophages avec vos fournisseurs. Vos équipes libèrent ainsi du temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Comment fonctionne la numérisation de vos documents ?
Pour le traitement de vos factures papier, deux solutions s’offrent à vous :
- Vous pouvez continuer à les recevoir, les scanner et la solution Orchestrade s’occupera de l’extraction de données et de leur intégration dans votre ERP.
- Nous pouvons aussi vous mettre à disposition une adresse postale et prendre en charge tout le processus de traitement des factures papiers, de l’ouverture de l’enveloppe à l’intégration dans vos systèmes
Un portail B2B à votre service
Réception et gestion des factures sur un même portail
Le portail fournisseur Artéva permet d’automatiser l’ensemble de votre processus Purchase to Pay. Vous pouvez visualiser l’ensemble de vos échanges fournisseurs et télécharger les factures pour optimiser votre trésorerie. Vos factures sont archivées électroniquement pendant 10 ans.
Création de comptes pour vos fournisseurs
En quelques clics, vous créez des comptes pour vos fournisseurs pour que ceux-ci aient leur propre accès au portail de facturation. Vous pouvez également leur envoyer un lien pour qu’ils s’inscrivent eux-mêmes et créent ainsi leur compte personnel.
Portail collaboratif personnalisé
Nous mettons en place un portail fournisseur collaboratif en l'adaptant à votre activité, vos couleurs et votre logo. Vous choisissez les modules adaptés à vos besoins métiers.
Envoi automatisé de notifications aux fournisseurs
Vos fournisseurs sont notifiés du changement d’état de leurs factures. En effet, la plateforme synchronise automatiquement les statuts des factures avec ceux de votre Système d'Information.
Un portail de facturation mis à la disposition de vos fournisseurs
Saisie de factures et dépôt au format PDF
Pour les fournisseurs qui ne sont pas dotés d'une plateforme EDI, le portail leur propose de déposer leurs factures au format PDF ou de les saisir via un formulaire. Ceci vous permet d'embarquer tous vos partenaires dans votre projet de facturation électronique.
Communication sur les factures en litige
Les fournisseurs ont la possibilité de transmettre des messages à leur client (votre entreprise). Vous pouvez leur répondre facilement via le système de messagerie. L'historique des conversations est sauvegardé pendant 45 jours, hors clause particulière.
Gestion des factures
Les fournisseurs peuvent consulter l'évolution du statut des factures qu'ils ont émises. Ces factures sont accessibles pendant une durée de 3 mois, hors clause particulière. Toutes les factures échangées sont archivées dans un coffre-fort électronique pendant 10 ans.
Modes de dépôt disponibles
- EDI
- Factur-X
- PDF simple ou avec signature
- PDF image
- Factures saisie sur le portail ou déposées, transmises par mail ou par courrier
- Il est possible de combiner plusieurs modes de dépôt.
Votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs :
parlons-en !
N’hésitez pas à contacter nos équipes pour demander un devis ou une démo et leur faire part de vos besoins en matière de facturation électronique entrante.