Entmaterialisierung der Lieferantenabrechnung – Einkauf
Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Transformation, indem Sie Ihre gesamte Lieferantenabrechnung digitalisieren. Die von Artéva angebotene Lösung optimiert Ihre Verarbeitungsprozesse und garantiert Ihnen eine Kostensenkung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine deutliche Verbesserung der Rückverfolgbarkeit Ihrer Einkaufsrechnungen.
Was ist die Dematerialisierung der Einkaufsrechnung – Lieferanten?
Die Dematerialisierung der Einkaufsrechnung – Lieferanten besteht vor allem darin, die Rechnungen in IT-Daten umzuwandeln, die direkt in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware integriert werden können. Keine neuen Fotos mehr! Diese zentrale Funktion kann durch eine ganze Reihe von Funktionen ergänzt werden, die für die Optimierung Ihres Verarbeitungsprozesses unerlässlich sind: Verwaltung der verschiedenen Datenquellen, Zentralisierung der Rechnungen, Validierungsprozess, Abstimmung mit der Bestellung, Erstellung der Überweisungsaufträge. Dies reduziert die Bearbeitungskosten, verbessert die Rückverfolgbarkeit und Sicherheit des Finanzaustauschs und gewährleistet gleichzeitig die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für Ihre Einkaufsrechnungen.
Die Vorteile der Dematerialisierung der Rechnungsstellung Lieferant – Kauf
Die Digitalisierung und Automatisierung der Lieferantenrechnungsverarbeitung optimiert Ihren Purchase to Pay-Prozess.
Durch die automatisierte Datenintegration finanzielle Einsparungen erzielen
Die manuelle Eingabe der Einkaufsrechnungsdaten wird durch eine automatische Integration in Ihre Buchhaltungssoftware oder ERP ersetzt, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist. Ihre Teams können sich auf die Rechnungsprüfung konzentrieren, da sie nicht mehr an dieser zeitaufwendigen und zeitraubenden Aufgabe gehindert werden.
Stärkung der Beziehung zu allen Ihren Lieferanten
Automatisieren Sie die Digitalisierung Ihrer Rechnungsstellung für Lieferanten, um den Austausch mit ihnen zu optimieren und Eingabefehler zu vermeiden. Und wird die Zahlungsfristen sichern.
Entlasten Sie Ihre Teams
Diese Verbesserung der Humanressourcen ermöglicht die Innovation und Expansion Ihres Unternehmens. Die Teams können sich auf Aktivitäten mit hohem Mehrwert konzentrieren.
Erhöhung der Zuverlässigkeit und Rentabilität Ihrer Dienstleistungen
Die Reduzierung von menschlich bedingten Eingabefehlern sowie damit verbundene Rechtsstreitigkeiten ermöglichen eine Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen und die Beschleunigung des Austauschs.
Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei Ihrer Lieferantenrechnung
Dieser Übergang gewährleistet die Transparenz und Sicherheit der Finanztransaktionen unter Einhaltung der regulatorischen Anforderungen.
Um diese Vorteile in Aktion zu sehen
Lassen Sie sich von unseren Experten über Ihre Projekte zur Digitalisierung von Rechnungen informieren.
Orchestrade®, Digitalisierungslösung für den Purchase-to-Pay-Zyklus
Unser Angebot an Orchestrade® Lieferantenportalen geht über die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen hinaus. Wir stellen Ihnen ein kollaboratives Portal zur Verfügung, um Ihren gesamten Purchase to Pay-Prozess zu automatisieren.
Diese Digitalisierung der Einkaufsrechnungen vereinfacht und beschleunigt den Bearbeitungsprozess, wodurch manuelle Aufgaben reduziert werden. Dies erhöht die Zuverlässigkeit, verringert Eingabefehler und stärkt die Beziehungen zu Ihren Lieferanten, unabhängig von deren Größe und der Art der Rechnungsübermittlung.
Die Digitalisierung über ein spezielles Portal vereinfacht den Austausch mit Ihren Lieferanten. Die Lösung ermöglicht es ihnen, ihre administrativen und finanziellen Informationen zu aktualisieren, direkt auf Verträge, Auftragsformulare, Verpflichtungen zuzugreifen, ihre Rechnungen zu übermitteln, den Bearbeitungsstatus bis zur Zahlung einzusehen und Streitigkeiten zu verwalten.
Die Lösung erspart Ihnen zeitaufwendige Aufgaben wie das Aktualisieren des Lieferantenverzeichnisses, die Erfassung von Rechnungen, die Abstimmung von Bestellungen/Rechnungen und die Übermittlung der Zahlungsberichte. Ihre Teams können sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.
Unser elektronisches Rechnungsportal vereinfacht Ihren Lieferantenaustausch
Die B2B-Plattform Orchestrade® erfüllt alle Ihre Anforderungen an die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen. Sie können alle Ihre Lieferanten in Ihr Projekt zur Digitalisierung der eingehenden Rechnungen einbeziehen, was die Arbeitsbelastung für Ihre Teams erheblich verringert.
Verbesserung der Lieferantenreferenzierung
Binden Sie Ihre Lieferanten direkt in die Aktualisierung Ihres Referenzsystems ein: Das Portal ermöglicht die Sammlung von administrativen, finanziellen und regulatorischen Informationen (Sorgfaltspflicht, Konformitätszertifikate usw.). Das Ablaufdatum der eingereichten Dokumente wird verwaltet und die Lieferanten werden aufgefordert, diese zu aktualisieren.
Optimierung der Abrechnung mit Lieferanten
Die Verwaltung von Verträgen, Aufträgen und Verpflichtungen ermöglicht der Plattform eine vollständige Palette an Vorabvalidierungen, die auch durch spezifische Geschäftsregeln ergänzt werden können. Ihre Lieferanten können in diesen Prozess eingebunden werden, um fehlende oder falsche Angaben zu korrigieren.
Freigabe der Zahlungsstatus und Streitbeilegung
Die Lieferanten können den Verlauf der Rechnungsbearbeitung bis zur Zahlungsanweisung einsehen. Bei Streitigkeiten wird der Lieferant informiert und ein Dialog kann über das Portal aufgebaut werden.
Übernahme der Abrechnung des Lieferanten in mehreren Formaten
Da Ihre Lieferanten nicht alle die gleiche Größe und technologische Reife haben, ermöglicht das Portal alle Übertragungsarten (Eingabe, Ablage, E-Mail-Übertragung oder EDI) und alle Formattypen:
- EDI, XML UBL oder CII, anderes strukturiertes Format
- Factur-X
- Einfaches PDF oder mit Unterschrift
- PDF Bild
- Manuelle Eingabe
Alles, was Sie über die Digitalisierung der Lieferantenabrechnung wissen müssen
In dieser FAQ finden Sie alle wichtigen Fragen, die Sie durch die Welt der elektronischen Rechnungsstellung mit Ihren Lieferanten führen.
Avec Orchestrade®, la numérisation des documents permet d’automatiser le traitement des factures papier et leur intégration dans votre ERP. Deux options s’offrent à vous : Numérisation en interne : Vous continuez à recevoir vos factures papier, les scannez, et Orchestrade® se charge de l’extraction des données et de leur intégration automatique dans votre système. Externalisation complète : Une adresse postale dédiée est mise à disposition pour recevoir vos factures. Le service partenaire, inclue dans l’offre Orchestrade® prend en charge l’ouverture des enveloppes, la numérisation et la transmission sur Orchestrade pour l’extraction des données et l’intégration dans vos outils comptables. Avec ces solutions, la gestion des factures papier devient plus rapide, en attendant la généralisation de la facturation électronique
Une facture numérisée est une version électronique d’une facture papier, obtenue par scannérisation ou photographie. Elle conserve le format visuel de la facture originale mais ne contient aucune donnée structurée exploitable automatiquement par un logiciel de gestion. Contrairement à une facture électronique (émise directement en format numérique conforme comme Factur-X, UBL ou XML), une facture numérisée n’offre pas d’automatisation et doit être traitée manuellement ou via un système d’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour extraire ses données.
Orchestrade® est une plateforme complète et sécurisée qui optimise la gestion des factures fournisseurs tout en garantissant conformité, flexibilité et intégration fluide avec votre système d’information. Elle couvre l’ensemble des processus d’achat et de vente, de Purchase to Pay à Order to Cash, en intégrant la synchronisation bancaire et comptable. Sa sécurité avancée repose sur des normes strictes, notamment la certification ISO 27001, le chiffrement des données, la double authentification et un archivage légal conforme aux réglementations en vigueur. Avec ses workflows métiers personnalisables, ses KPI adaptables et ses interfaces sur mesure, Orchestrade® s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Son modèle tarifaire basé sur la consommation réelle en fait une solution économiquement avantageuse. Enfin, ergonomique et collaborative, la plateforme facilite le partage des données avec les partenaires et s’intègre parfaitement à votre ERP, comptabilité, gestion bancaire et référentiels clients et fournisseurs.
Orchestrade® est une plateforme numérique avancée qui optimise la gestion des processus métiers et des documents commerciaux. Conçue pour faciliter les échanges entre partenaires et collaborateurs, elle offre une solution collaborative, flexible et évolutive. Grâce à son moteur BPMN 2.0, Orchestrade® permet de modéliser et automatiser les flux métiers, garantissant une exécution fluide des processus. Son portail B2B personnalisable centralise les documents, facilite leur suivi et permet le partage des données en temps réel. Avec son approche omnicanale, la plateforme intègre et diffuse des documents via divers canaux tout en étant multi-systèmes et multi-protocoles, assurant une compatibilité avec les logiciels de marché. Enfin, évolutive et adaptable, Orchestrade® permet d’optimiser et d’étendre les processus métiers sans impacter l’architecture existante, garantissant une transition fluide vers la digitalisation. Orchestrade® est une solution complète pour centraliser, automatiser et sécuriser la gestion documentaire de votre entreprise tout en améliorant la collaboration et la productivité.
La dématérialisation des factures fournisseurs rend la gestion administrative plus rapide, sécurisée et économique. Elle réduit l’utilisation du papier, éliminant les contraintes d’impression et de stockage, et automatise les processus de l’émission à l’archivage. Les gains de productivité sont notables grâce à l’automatisation, réduisant les erreurs humaines et accélérant la validation des factures. Les coûts sont réduits de 50 à 75 % sur les frais d’impression et d’envoi, et la traçabilité est renforcée, facilitant le contrôle des transactions et la gestion des impayés. La conformité et la sécurité sont améliorées, avec un respect des réglementations et une sécurisation des données. L’intégration avec les ERP permet une mise à jour en temps réel des données financières et une centralisation des factures. La relation avec les fournisseurs s’améliore grâce à des paiements plus rapides et un accès simplifié aux documents. Enfin, la dématérialisation contribue à une démarche écologique en réduisant l’empreinte environnementale de l’entreprise.
Pour qu’une facture dématérialisée soit légalement valide, elle doit respecter trois principes fondamentaux : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité. Ces critères garantissent que l’émetteur est bien identifié, que les données n’ont pas été modifiées et que la facture reste consultable à tout moment. Afin d’assurer la conformité, il est essentiel d’utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), garantissant le respect des obligations légalesnormes fiscales et la transmission sécurisée des factures. Les factures doivent être émises dans un format réglementé (Factur-X, UBL, CII) et conservées dans un système d’archivage sécurisé pendant 10 ans, garantissant leur intégrité et leur accessibilité en cas de contrôle.
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