Desmaterialización de la facturación proveedor – compra
Aproveche al máximo la transformación digital desmaterializando toda su facturación de proveedores. La solución de Artéva optimiza sus procesos de procesamiento y le garantiza una reducción de los costes, el cumplimiento normativo y una mejora significativa en la trazabilidad de sus facturas de compra.
¿Qué es la desmaterialización de la factura de compra – proveedores?
La desmaterialización de la factura de compra – proveedores consiste ante todo en convertir las facturas en datos informáticos directamente integrables en sus ERP o software contables. No más retomas! Esta función central puede completarse con una serie de funciones esenciales para optimizar su proceso de procesamiento: gestión de múltiples fuentes de adquisición, centralización de facturas, procesos de validación, conciliación con el pedido, Creación de órdenes de transferencia. Esto reduce los costes de procesamiento, mejora la trazabilidad y seguridad de las transacciones financieras, al tiempo que garantiza el cumplimiento normativo de sus facturas de compra.
Las ventajas de la desmaterialización de la facturación proveedor – compra
La digitalización y automatización del procesamiento de facturas de proveedores optimiza su proceso de compra a pago.
Lograr la economía financiera mediante la automatización de la integración de datos
La entrada manual de los datos de la factura de compra se sustituye por una integración automática en su software contable o ERP, sin ningún reingreso. Sus equipos pueden centrarse en el control de facturas, sin tener que preocuparse por la larga y tediosa tarea.
Fortalecer la relación con todos sus proveedores
Automatizar la desmaterialización de su facturación proveedores optimizará sus intercambios con ellos, evitará los errores de resit. Y asegurará los plazos de pago.
Aligerar la carga de trabajo de sus equipos
Esta mejora de los recursos humanos permite la innovación y expansión de su empresa. Los equipos pueden centrarse en actividades de alto valor añadido.
Aumentar la fiabilidad y rentabilidad de sus servicios
La reducción de los errores de entrada relacionados con el ser humano y los litigios asociados permiten ahorrar tiempo en el procesamiento de las facturas y acelerar los intercambios.
Garantizar el cumplimiento normativo de su facturación al proveedor
Esta transición permite mantener la transparencia y seguridad de las transacciones financieras, al tiempo que se cumplen los requisitos reglamentarios.
Para ver estas ventajas en acción
Recurra a nuestros expertos para intercambiar ideas sobre sus proyectos de desmaterialización de facturas.
Orchestrade®, solución de digitalización del ciclo Purchase-to-Pay
Nuestra oferta de portal de proveedores Orchestrade® va más allá de su proyecto de desmaterialización de facturas de proveedores. Ponemos a su disposición un portal colaborativo para automatizar todo el proceso de compra a pago.
Esta desmaterialización de las facturas simplifica y acelera el proceso de tramitación, reduciendo las tareas manuales. Esto aumenta la fiabilidad, reduce los errores de entrada y refuerza las relaciones con sus proveedores, independientemente del tamaño y el modo de transmisión de las facturas.
La digitalización a través de un portal específico simplifica los intercambios con sus proveedores. La solución les permite actualizar sus datos administrativos y financieros, acceder directamente a los contratos, a las hojas de pedido, a los compromisos, transmitir sus facturas, consultar los estados de tratamiento hasta la liquidación y gestionar los litigios.
La solución le evita las tareas de actualización del repositorio proveedor, de entrada de facturas, de conciliación de pedidos/facturas y de comunicación de los estados de pago. Sus equipos pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido.
Nuestro portal de facturación electrónica simplifica sus intercambios con los proveedores
La plataforma B2B Orchestrade® cumple con todos sus requisitos en cuanto a la desmaterialización de facturas de compra – proveedores. Le permite incluir a todos sus proveedores en su proyecto de digitalización de las facturas entrantes, lo que reduce considerablemente la carga de trabajo de sus equipos.
Mejora de la referencia del proveedor
Involucre directamente a sus proveedores en la actualización de su repositorio: el portal permite la recopilación de información administrativa, financiera y reglamentaria (atención de vigilancia, certificados de conformidad, etc.). Se gestiona la fecha de vencimiento de los documentos presentados y se invita a los proveedores a actualizarlos.
Optimización del procesamiento de la facturación de proveedores
La gestión de los contratos, pedidos y compromisos permite a la plataforma realizar una gama completa de prevalidaciones, que también pueden ser completadas por reglas comerciales específicas. Sus proveedores pueden participar en este proceso para corregir las menciones que faltan o son erróneas.
Compartir los estatutos de pago y gestión de litigios
Los proveedores pueden consultar la evolución del tratamiento de sus facturas hasta el pago. En caso de litigio, se informa al proveedor y puede entablarse un diálogo a través del portal.
Adquisición de facturación de proveedores multiformato
Debido a que sus proveedores no tienen todos el mismo tamaño ni la misma madurez tecnológica, el portal permite todos los modos de transmisión (entrada, depósito, transmisión de correo o EDI) y todo tipo de formato:
- EDI, XML UBL o CII, otro formato estructurado
- Factur-X
- PDF simple o con firma
- PDF imagen
- Entrada manual
Todo lo que necesita saber sobre la desmaterialización de la facturación del proveedor
A través de esta sección de preguntas frecuentes, explore todas las preguntas esenciales que le guiarán a través del mundo de la facturación electrónica con sus proveedores.
Avec Orchestrade®, la numérisation des documents permet d’automatiser le traitement des factures papier et leur intégration dans votre ERP. Deux options s’offrent à vous : Numérisation en interne : Vous continuez à recevoir vos factures papier, les scannez, et Orchestrade® se charge de l’extraction des données et de leur intégration automatique dans votre système. Externalisation complète : Une adresse postale dédiée est mise à disposition pour recevoir vos factures. Le service partenaire, inclue dans l’offre Orchestrade® prend en charge l’ouverture des enveloppes, la numérisation et la transmission sur Orchestrade pour l’extraction des données et l’intégration dans vos outils comptables. Avec ces solutions, la gestion des factures papier devient plus rapide, en attendant la généralisation de la facturation électronique
Une facture numérisée est une version électronique d’une facture papier, obtenue par scannérisation ou photographie. Elle conserve le format visuel de la facture originale mais ne contient aucune donnée structurée exploitable automatiquement par un logiciel de gestion. Contrairement à une facture électronique (émise directement en format numérique conforme comme Factur-X, UBL ou XML), une facture numérisée n’offre pas d’automatisation et doit être traitée manuellement ou via un système d’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour extraire ses données.
Orchestrade® est une plateforme complète et sécurisée qui optimise la gestion des factures fournisseurs tout en garantissant conformité, flexibilité et intégration fluide avec votre système d’information. Elle couvre l’ensemble des processus d’achat et de vente, de Purchase to Pay à Order to Cash, en intégrant la synchronisation bancaire et comptable. Sa sécurité avancée repose sur des normes strictes, notamment la certification ISO 27001, le chiffrement des données, la double authentification et un archivage légal conforme aux réglementations en vigueur. Avec ses workflows métiers personnalisables, ses KPI adaptables et ses interfaces sur mesure, Orchestrade® s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Son modèle tarifaire basé sur la consommation réelle en fait une solution économiquement avantageuse. Enfin, ergonomique et collaborative, la plateforme facilite le partage des données avec les partenaires et s’intègre parfaitement à votre ERP, comptabilité, gestion bancaire et référentiels clients et fournisseurs.
Orchestrade® est une plateforme numérique avancée qui optimise la gestion des processus métiers et des documents commerciaux. Conçue pour faciliter les échanges entre partenaires et collaborateurs, elle offre une solution collaborative, flexible et évolutive. Grâce à son moteur BPMN 2.0, Orchestrade® permet de modéliser et automatiser les flux métiers, garantissant une exécution fluide des processus. Son portail B2B personnalisable centralise les documents, facilite leur suivi et permet le partage des données en temps réel. Avec son approche omnicanale, la plateforme intègre et diffuse des documents via divers canaux tout en étant multi-systèmes et multi-protocoles, assurant une compatibilité avec les logiciels de marché. Enfin, évolutive et adaptable, Orchestrade® permet d’optimiser et d’étendre les processus métiers sans impacter l’architecture existante, garantissant une transition fluide vers la digitalisation. Orchestrade® est une solution complète pour centraliser, automatiser et sécuriser la gestion documentaire de votre entreprise tout en améliorant la collaboration et la productivité.
La dématérialisation des factures fournisseurs rend la gestion administrative plus rapide, sécurisée et économique. Elle réduit l’utilisation du papier, éliminant les contraintes d’impression et de stockage, et automatise les processus de l’émission à l’archivage. Les gains de productivité sont notables grâce à l’automatisation, réduisant les erreurs humaines et accélérant la validation des factures. Les coûts sont réduits de 50 à 75 % sur les frais d’impression et d’envoi, et la traçabilité est renforcée, facilitant le contrôle des transactions et la gestion des impayés. La conformité et la sécurité sont améliorées, avec un respect des réglementations et une sécurisation des données. L’intégration avec les ERP permet une mise à jour en temps réel des données financières et une centralisation des factures. La relation avec les fournisseurs s’améliore grâce à des paiements plus rapides et un accès simplifié aux documents. Enfin, la dématérialisation contribue à une démarche écologique en réduisant l’empreinte environnementale de l’entreprise.
Pour qu’une facture dématérialisée soit légalement valide, elle doit respecter trois principes fondamentaux : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité. Ces critères garantissent que l’émetteur est bien identifié, que les données n’ont pas été modifiées et que la facture reste consultable à tout moment. Afin d’assurer la conformité, il est essentiel d’utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), garantissant le respect des obligations légalesnormes fiscales et la transmission sécurisée des factures. Les factures doivent être émises dans un format réglementé (Factur-X, UBL, CII) et conservées dans un système d’archivage sécurisé pendant 10 ans, garantissant leur intégrité et leur accessibilité en cas de contrôle.
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