Votre portail fournisseur
Digitalisez votre relation fournisseur depuis les engagements jusqu’au paiement des factures.
Qu'est-ce qu'un portail fournisseur ?
Un portail dédié aux fournisseurs se présente comme un outil de collaboration essentiel, favorisant la connectivité entre fournisseurs et clients. Sa fonction principale réside dans la simplification des processus d’appels d’offres ainsi que dans la facilitation des échanges de documents et d’informations.
Conçu spécifiquement pour répondre aux exigences de votre chaîne d’approvisionnement, ce portail assure une gestion fluide, de la passation des commandes à la réception des produits, jusqu’à la gestion des factures.
Son objectif est d’optimiser à la fois les coûts et les délais. De plus, l’utilisation de cet outil permet un suivi en temps réel des commandes et des livraisons, offrant ainsi une visibilité accrue sur les opérations d’achat.
Les enjeux du portail fournisseur
Vous souhaitez renforcer votre relation fournisseur ? Grâce au portail vous partagez avec vos fournisseurs, en temps réel, le statut du cycle de vie de vos achats jusqu’à l’avis de paiement. En automatisant les échanges, vous réduisez considérablement les risques de litige liés au délai de paiement.
Avec la plateforme Orchestrade, automatisez l’intégration de vos factures fournisseur quel que soit leur mode d’acheminement. Le portail fournisseur s’adapte au mode de transmission de vos partenaires pour une automatisation complète :
♦ Réception des courriers et intégration automatisée des factures papier :
OCR LAD/RAD
♦ Facture PDF et Factur-x par mail ou téléchargé via le portail
♦ Factures reçues par EDI ou par API web services
♦ Saisie des factures sur le portail
♦ Auto-facturation
Le portail intègre les fonctionnalités et processus selon vos attentes du processus d’achat jusqu’à l’intégration des factures fournisseur : Purchase To Pay.
1 – Renforcer la relation fournisseur
2 – Intégrer et communiquer les documents commerciaux sur tous les canaux
3 – Centraliser l’acquisition et l’archivage des factures de tous vos fournisseurs
4 – Piloter le poste financier avec l’affacturage inversé
Fonctionnalités du portail fournisseur Orchestrade
Cycle de vie des commandes
- Mise en place de vos processus métiers :
– workflow interne de validation des achats
– workflow de rapprochement facture / réception
– workflow de résolution des litiges - Partage et échange des engagements et commandes
- Partage du statut des réceptions
- Acquisition et intégration des avis d’expédition
- Tableaux de bord des achats (coûts par fournisseurs, évolution des charges etc.)
Intégration des factures
- Acquisition omnicanale des factures Papier OCR, PDF, EDI/API,
- Auto-facturation,
- Résolution des litiges en ligne
- Centralisation des factures fournisseurs
- Archivage électronique, également accessibles aux fournisseurs
- Intégration des factures dans les ERP
- Partage des statuts de paiement
Référentiel Fournisseurs
- Enrôlement automatisé des fournisseurs
- Synchronisation avec le référentiel fournisseur
- Gestion des documents administratifs et financiers : Kbis, RIB, CGV…
- Partage des conditions d’escompte, de paiement…
- Publication ciblée des actualités
- Notifications ciblées des événements métiers constatés
- Tableaux de bord sur le nombre de fournisseurs déployés / actifs, proportion de chiffre d’affaires etc.
Processus Finance et Comptabilité
- Affacturage inversé
- Diffusion des ordres de paiement
- Intégration des écritures comptables
- Tableaux de bord financiers personnalisés
- Statistiques sur les temps de traitement avant paiement
Les fonctionnalités que nous vous proposons en standard sont modulables. Vous choisissez les modules dont vous avez besoin sur votre portail fournisseur. Nous pouvons également intégrer des fonctionnalités spécifiques à vos processus métiers pour un portail B2B au plus près de vos besoins réels.
Portail fournisseur : réponses aux attentes techniques
Partage en temps réel
- Mise en ligne des documents échangés (Recherche, consultation et téléchargement sous format PDF, Excel, EDIFACT, XML ou via des requêtes API)
- Mise en ligne des statuts de traitement du cycle d’achat
- Accès sécurisé sur le portail collaboratif
Diffusion omnicanale
Pour tous les documents :
- API
- EDI interopérable
- PDF ou CSV par mail
Acquisition omnicanale
Pour tous les documents :
- API
- EDI interopérable
- Portail de saisie
- Signature électronique
Pour les factures fournisseurs :
- Factur-X
- Papier
- Autofacturation
Intégration et extraction automatisées
- Interfaçage multi-applications avec le Système d’Information
- Transmission sécurisée multi-protocoles (SFTP, SQL, AS2, API)
- Applications modulaires qui s’intègrent à celles du système d’information
- Requêtes dynamiques et réponses en temps réel via les API
Bénéfices d'un Portail Fournisseur
Partage en temps réel avec vos fournisseurs du suivi des statuts des achats jusqu’au paiement
Echange automatisé, en temps réel ou désynchronisé, des documents commerciaux avec tous vos fournisseurs
Déploiement des partenaires rapide et à moindre coût
Plateforme numérique s’adressant à tous les fournisseurs dotés ou non d’un système d’échange de données
Réduction des coûts administratifs, des délais de traitement et gain de productivité
Accélération du processus d’achat : traitement des commandes, acquisition des factures et paiement de vos fournisseurs
Aide à la décision et optimisation de votre trésorerie
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