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Dématérialisation factures clients, facturation sortante - Artéva
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Dématérialisation factures clients : digitalisez votre facturation sortante

Vous souhaitez dématérialiser et automatiser l’envoi de l’ensemble de vos factures clients pour optimiser votre relation client ? 

Découvrez la solution Artéva pour gérer toute votre facturation électronique sortante : la plateforme B2B Orchestrade.

Notre solution de dématérialisation factures clients en mode SaaS

Artéva propose les services d’Orchestrade, plateforme numérique B2B en mode SaaS, pour répondre à vos besoins de dématérialisation de factures clients :

 

Automatisation de vos envois de factures et centralisation des documents de facturation électronique

Connexion avec l’ensemble des Systèmes d’Information du marché (ERP, WMS…) et propriétaires

Transmission des factures électroniques à l’ensemble de vos clients via une interface unique avec votre SI

 Envoi des factures, quel que soit le format utilisé (Factur-X, EDIFACT, PDF, XML…)

 Archivage électronique de vos factures pendant 10 ans

Dématérialisation factures clients : votre projet avec Artéva

Votre projet de dématérialisation factures clients avec Artéva

Chez Artéva, la dématérialisation de vos factures émises et reçues est centralisée sur la plateforme Orchestrade. La gestion de vos factures est réalisée sur un portail B2B collaboratif. Nous adressons tous vos partenaires et nous vous proposons un archivage électronique pendant 10 ans.

Les fonctionnalités de notre portail facturation client

Plateforme SaaS de facturation électronique

La plateforme Orchestrade automatise l’ensemble de votre facturation client, quelles que soient les technologies utilisées par vos clients.
Nous prenons en charge tous les formats de factures sortantes : Factur-X, EDIFACT, XML, PDF signé, mais aussi Papier (via centre éditique).

Connexion rapide aux plateformes de vos clients

Avec Orchestrade, vous disposez immédiatement des connexions existantes avec la plupart des plateformes numériques du marché (offre packagée sous le nom de B2Apps).
La digitalisation de votre facturation client est donc rapidement opérationnelle.

Un portail web collaboratif à votre service

Nous mettons à votre disposition un portail B2B dédié au dépôt des factures clients et au suivi de l’état de leur traitement. Il permet également à vos clients de consulter et de télécharger les factures qui leur sont destinées. Dans le cas d’un projet full EDI, nous mettons en place un portail de visualisation pour monitorer votre facturation client.

Archivage légal & signature électroniques inclus

Artéva propose l'archivage électronique de vos factures pendant 10 ans, tel que le demande la réglementation fiscale en vigueur. Vous retrouvez, consultez et téléchargez facilement toutes vos factures clients. Nous signons électroniquement vos factures PDF pour qu’elles aient la même valeur juridique qu’une facture papier encadrée par une piste d'audit fiable.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures en B2B ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer le processus de transmission de factures au format papier par un échange automatisé et basé sur le format électronique. Ainsi, une facture dématérialisée, ou facture électronique, est une facture qui a été créée et envoyée électroniquement. Celle-ci peut s’appuyer sur des fichiers structurés (de type EDI par exemple) ou non structurés comme des fichiers PDF.

Pourquoi dématérialiser vos factures clients ?

Les services comptables des entreprises dont le processus de facturation n’est pas dématérialisé rencontrent de nombreuses difficultés comme des coûts de traitement significatifs, des erreurs voire des retards de paiement ou des pertes de documents. Il y a également l’absence de piste d’audit fiable ainsi que le manque de traçabilité et de visibilité.

Dans ce contexte, dématérialiser ses factures représente une opportunité pour les entreprises. Elles peuvent bénéficier des avantages suivants :

  • Efficacité: augmentation de la productivité grâce à l’automatisation des tâches chronophages.
  • Fiabilité : suppression des erreurs de saisies.
  • Rapidité: accélération et fluidification du traitement des documents
  • Rentabilité: diminution des coûts et réduction des délais de paiement.

Tous ces avantages conduisent à une gestion de trésorerie améliorée et un pilotage budgétaire renforcé.

Facturation dématérialisée : comment ça fonctionne ?

La dématérialisation des factures s’appuie sur différents modes de transmission dont :

  • L’EDI (Échange de Données Informatisées) qui s’appuie sur des données structurées ainsi que des processus normés et sécurisés, mais qui nécessite que les clients disposent également d’une solution EDI.
  • Le PDF signé qui impose une signature électronique fondée sur un certificat qualifié et dispositif sécurisé.

Ces deux formats sont adaptés à la dématérialisation fiscale des factures clients comme des factures fournisseurs. Ils assurent une conformité avec la réglementation car ils garantissent l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures. Aussi, sous réserve que le PDF soit au format Factur-X, ils répondent aux exigences de la facturation électronique qui deviendra obligatoire en B2B à compter de 2023.

À l’inverse, la dématérialisation dite « simple » qui consiste en l’envoi de factures PDF non signées par e-mail, bien que conforme à la réglementation actuelle avec la mise en place d’une piste d’audit fiable, n’est pas conforme à la réglementation applicable à partir de 2023. Dans ces conditions, l’original fiscal à prendre en compte est soit la facture PDF imprimée, soit la facture PDF signée pour archivage (notion de double numérique).

Quel est le retour sur investissement pour la dématérialisation des factures clients ? Comment le calculer ?

La dématérialisation des factures clients est une source d’économies réelles pour les entreprises. Et le calcul du retour sur investissement (ou ROI) associé passe inéluctablement par une estimation du coût du format papier, une définition du cadre de la mise place de la facture dématérialisée et une évaluation des conséquences d’une telle mise en œuvre.

Estimer le coût d’une facture papier

L’estimation du coût d’une facture papier est simple. Ce coût correspond aux frais de :

  • Création de la facture
  • Édition de la facture
  • Mise sous pli de la facture et affranchissement de l’enveloppe
  • Expédition du courrier
  • Archivage de la facture

Pour chacune de ces étapes, il faut prendre en compte les ressources tangibles (coût des enveloppes, feuilles de papier, timbres, etc.) et intangibles (coût de l’énergie utilisée, coût du travail humain…) qui interviennent. Cependant, les ressources liées à l’établissement de la facture, au traitement de son paiement voire à la gestion de son recouvrement ne sont pas à intégrer dans l’estimation du coût de la facture puisqu’elles sont indépendantes de la forme de la facture.

Un calcul analytique permet d’arriver à un coût unitaire de « matérialisation » des factures de l’ordre de 1,45 € HT à 5,80 € HT en fonction des sources.

Définir le cadre du projet de dématérialisation

L’ampleur du gain lié à la « non-matérialisation » des factures clients dépend de deux facteurs : le coût des factures électroniques et leur part dans le nombre total des factures.

Le premier facteur est déterminé par les tarifs de l’opérateur retenu. Le second facteur, quant à lui, dépend du portefeuille client, des services proposés par l’opérateur et des interconnexions possibles.

À cela s’ajoutent les coûts de mise en œuvre et les coûts d’archivage des factures (s’ils ne sont pas inclus dans les coûts de mise en œuvre).

 

Identifier les avantages indirects

La dématérialisation des factures crée des avantages autant qualitatifs que quantitatifs. Parmi eux :

  • La rapidité de transmission : à l’inverse d’une facture envoyée par courrier, une facture électronique est transmise en quelques secondes.
  • La facilité d’accès au double original de la facture
  • La simplicité d’envoi du duplicata de la facture
  • La traçabilité de la facture : une facture électronique dispose d’un suivi de bout en bout. L’émetteur peut savoir quelles sont les factures qui ont été réceptionnées ou non réceptionnées.

Calculer le gain et le ROI

Le retour sur investissement (ROI) de l’opération est le ratio entre l’économie permise et le coût de la mise en œuvre de la dématérialisation. Il faut donc commencer par calculer l’économie permise par la dématérialisation, soit l’écart entre le coût des factures papier et le coût des factures électroniques.

Comment réussir la dématérialisation de vos factures ?

La priorité est de comprendre comment travaillent les métiers qui utiliseront la solution (les services comptables, ventes, etc.) et de déterminer leurs attentes et besoins. La dématérialisation des factures doit leur permettre de pallier aux limites des tâches à entreprendre (saisies chronophages, tâches redondantes, etc.) en rationalisant les processus métiers.

Par ailleurs, il faut garder à l’esprit que tous les clients ne voudront pas recevoir leur facture de la même manière. Certains opteront pour la réception d’un format EDIFACT tandis que d’autres préféreront le format Factur-X ou PDF signé. Ainsi, concevoir un logiciel adapté aux métiers et aux clients de chaque entreprise est la meilleure des solutions à proposer.

C’est en ce sens que chez Artéva, nous vous proposons de concevoir votre plateforme numérique sur-mesure. Nous analysons et modélisons l’ensemble de vos processus métiers pour les implémenter sur notre plateforme Orchestrade. Nous adressons tous vos partenaires en prenant en charge tous les formats de factures sortantes : EDIFACT, Factur-X, PDF signé, XML et aussi Papier (via centre éditique). Enfin, la plateforme Orchestrade centralise tous les retours d’intégration transmis par vos clients pour vous offrir un suivi centralisé !

Dématérialisation factures clients : les principaux intérêts pour votre entreprise

Vous hésitez encore à vous lancer dans un projet de dématérialisation factures clients ? La dématérialisation de vos factures clients n’est pas une contrainte. Au contraire, elle vous offre des opportunités stratégiques.

 

La dématérialisation fiscale des factures clients réduit vos coûts en interne, accélère votre processus de paiement et va plus loin que la simple dématérialisation en apportant une vraie valeur juridique à vos documents.

Relation client renforcée

Avec la facturation électronique, le délai de transmission des factures est véritablement réduit pour un processus de paiement écourté. Notre plateforme de dématérialisation des factures contrôle la cohérence des données et la présence de mentions légales obligatoires afin d'améliorer votre relation client, limiter les litiges et les erreurs humaines.

Productivité améliorée

Délester vos collaborateurs de la mise sous pli et de l’envoi des factures via différents canaux leur permet d’allouer leur temps à des tâches à valeur ajoutée. Ils se recentreront sur leur cœur de métier, menant ainsi à une productivité plus forte de la part vos équipes.

Valeur juridique de vos factures certifiée

En passant à la dématérialisation fiscale des factures (EDI, signature électronique), vous garantissez que vos factures soient fiscalement admises. Ainsi, vous n'avez pas à maintenir votre propre piste d'audit fiable.

Votre projet de dématérialisation des factures clients :

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N’hésitez pas à contacter nos équipes pour demander un devis ou une démo de la plateforme.

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