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Plateforme de facturation électronique, digitalisez votre facturation - Arteva
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Plateforme de facturation électronique

Vous recherchez une solution de facturation électronique pour digitaliser vos processus de gestion de factures ?
Artéva vous propose de prendre en charge votre projet, quels que soient vos besoins en matière de facture électronique.

Qu’est-ce qu’une plateforme de facturation électronique ?

Une plateforme de facturation électronique ou de dématérialisation des factures correspond à un service permettant d’automatiser le traitement et l’archivage des factures. Ce processus de dématérialisation s’applique aussi bien aux factures clients qu’aux factures fournisseurs.

Pourquoi dématérialiser vos factures ?

Les services comptables des entreprises dont la gestion de la comptabilité client et/ou fournisseur n’est pas dématérialisée rencontrent de nombreuses difficultés comme des coûts de traitement significatifs, des erreurs voire des retards de paiement ou des pertes de documents. Il y a également le manque de traçabilité et de visibilité. Enfin, l’obligation de mettre en place une piste d’audit fiable peut être contraignante.

Par ailleurs, la loi de finances de 2020 prévoit la fin progressive de la facture papier à compter de 2023. Dès lors, la facture électronique s’imposera à toutes les transactions B2B soumises à la TVA française. Au 1er janvier 2023, les entreprises auront, quelle que soit leur taille, l’obligation de recevoir les factures électroniquement. Entre 2023 et 2025, elles devront, en fonction de leur taille, émettre des factures électroniques.

La facturation électronique bientôt obligatoire entre entreprises privées

La facturation électronique entre entreprises privées va devenir obligatoire à l’horizon 2023 – 2025 en France. Cette obligation sera progressive et concernera toutes les entreprises, à l’image de Chorus Pro avec la digitalisation totale des factures à destination des Organismes Public.

Prenez de l’avance en digitalisant vos processus de facturation dès aujourd’hui avec Artéva !

Facturation électronique : confiez votre projet de dématérialisation de factures à Artéva

Facturation électronique : ce qu’il faut savoir

La facturation 100% électronique implique que vos factures soients envoyées et reçues dans un format entièrement dématérialisé prouvant l’authenticité, la bonne lisibilité et l’intégrité du contenu de la facture. Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article à propos des obligations liées à la facturation électronique en France.

 

La facturation électronique ne se limite pas au document en lui-même mais implique de digitaliser le processus de facturation dans son ensemble, de la création du document à l’archivage de la facture.

Mener un projet de facturation électronique permet notamment à votre entreprise de :

Réaliser une économie financière en supprimant le traitement papier

Améliorer votre relation clients et/ou fournisseurs

Recentrer vos équipes sur leurs missions à valeur ajoutée

Gagner en flexibilité, en rapidité et en fiabilité

Être en conformité avec les règles appliquées à la facture électronique

Être en conformité pour la facturation électronique

Afin d’émettre et de recevoir vos factures clients et fournisseurs au format électronique, vous devez prouver leur authenticité (l’identité de l’émetteur doit être garantie et certifiée), leur bonne lisibilité (la facture doit pouvoir être lue facilement par tous) et l’intégrité de leur contenu (il ne doit pas pouvoir être modifié et toute tentative de modification doit être évitée).

Afin d’attester de la validité de vos factures, Artéva se base sur des technologies 100% conformes aux règles appliquées à la facturation électronique :

L’Échange de Données Informatisé (EDI)

 

La signature électronique (solution légale et certifiée)

 

L’archivage électronique pendant 10 ans. Artéva archive toutes vos factures pendant 10 ans. Ces dernières sont stockées dans un coffre fort électronique (originaux fiscaux & formats lisibles en clair).

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

Dématérialiser ses factures représente une opportunité pour les entreprises. La facturation électronique leur permet de bénéficier des avantages suivants :

    • Efficacité : augmentation de la productivité grâce à l’automatisation des tâches chronophages.
    • Fiabilité : suppression des erreurs de saisies.
    • Rapidité : accélération et fluidification du traitement des documents.
    • Rentabilité : diminution des coûts et réduction des délais de paiement.

Tous ces avantages conduisent à une gestion de trésorerie améliorée et un pilotage budgétaire renforcé.

Quelle plateforme de facturation électronique choisir ?

De manière générale, il faut s’assurer que la plateforme respecte la réglementation en vigueur et les règles relatives à l’obligation de facturation électronique à compter de 2023. Les problématiques de format et de réseau d’échanges sont prises en charge par les éditeurs de logiciels et prestataires de services. Néanmoins, lors du choix de la plateforme de facturation électronique, d’autres critères doivent être pris en compte :

 

  1. Être interopérable

L’interopérabilité de la plateforme avec les processus métiers de votre entreprise est la clé du succès dans le déploiement de la facture électronique. La plateforme doit donc intégrer tous les modes de communication disponibles. En parallèle, il est important s’assurer de la largeur du réseau, soit le nombre de partenaires auxquels vous pouvez vous connecter notamment par interopérabilité. Il est également essentiel que la plateforme choisie puisse vous remonter les statuts d’intégration des plateformes partenaires.

 

  1. Garantir la sécurité des données

Parce que les données de facturation sont des données stratégiques de votre entreprise, la solution doit donc être en mesure de garantir la sécurité des données hébergées. Par ailleurs, vous devez prêter attention à la sécurité des échanges, notamment à l’identification des partenaires commerciaux et à la confidentialité des protocoles d’échange entre prestataires.

 

  1. Proposer le traitement des factures dans différents formats

Aujourd’hui, il existe trois formats de factures électronique acceptés par l’administration fiscale :

  • La facture non structurée, au format PDF ;
  • La facture structurée, au format EDI ou XML ;
  • La facture mixte, au format Factur-X (PDF et XML).

À terme, dans le cadre de l’obligation de la facturation électronique, seules les factures au format structuré de type EDI et XML ou les factures au format mixte de type Factur-X seront acceptées. C’est pourquoi il est conseillé de se pouvoir d’une solution de facturation électronique prenant en charge le format Factur-X comme les autres formats dès aujourd’hui.

Comment préparer sereinement le passage à une plateforme de facturation électronique ?

Il ne faut pas sous-estimer la transition vers la facturation électronique. En effet, la mise en œuvre de ce processus implique un investissement financier, humain et une maîtrise d’ouvrage spécifique. Dans ce cadre, il convient de :

  • Faire appel à un prestataire, idéalement un professionnel de la dématérialisation ;
  • Se pourvoir d’une solution de facturation électronique qui répond aux exigences réglementaires qui s’appliqueront en France dès 2023.

Par ailleurs, le succès de la transition vers la facturation électronique repose sur la planification du projet. C’est un projet qu’il convient d’anticiper puisqu’il suppose une réorganisation de votre système de facturation ; de l’acquisition à la diffusion des factures, en passant par les différentes étapes de traitement.

 

Une fois mise en place, la facturation électronique présente un retour sur investissement rapide avec un seuil de rentabilité élevé.

Digitalisez votre processus de facturation avec Artéva

Artéva digitalise vos cycles de facturation fournisseur et client en fonction de vos besoins.

Nous prenons en charge tous vos projets de facturation électronique, sans contrainte technologique :