Facturation électronique en Pologne : comprendre KSeF et anticiper la réforme de 2026

KSeF : un nouveau socle pour la facturation électronique en Pologne

Cadre réglementaire et dépendances

La réforme de la facturation électronique en Pologne repose sur la modernisation du cadre fiscal polonais, qui intègre la loi sur la TVA et ses textes d’application. Ce dispositif s’articule avec d’autres obligations telles que les déclarations JPK_V7 (fichier de contrôle fiscal des déclarations de TVA et des données de facturation), garantissant la cohérence des données transmises.

La Pologne avait adopté en 2019 le réseau PEPPOL (format Peppol BIS 3.0 UBL) comme cadre pour l’échange de factures électroniques dans les marchés publics (B2G), via la plateforme PEF. En 2026, KSeF au format structuré XML “FA(3)” prendra le relais comme infrastructure centrale pour les transactions B2B et B2G, tout en restant interopérable avec les standards européens.

Un système centralisé et standardisé

Avec KSeF, la fiabilité et la traçabilité des factures en Pologne ne reposent plus sur de simples fichiers PDF ou sur des échanges EDI isolés entre entreprises. Elle impose le passage à une facturation 100 % électronique. Chaque facture transite par la plateforme nationale, qui lui attribue un identifiant unique (numéro KSeF) et un horodatage. Dès validation, le document devient juridiquement opposable. Ce fonctionnement garantit une meilleure transparence et une lutte renforcée contre la fraude à la TVA.

La plateforme polonaise ne se limite pas à l’émission des factures : elle couvre tout leur cycle de vie (réception, corrections, annulations). Le système s’appuie sur des certificats électroniques et un module de gestion des utilisateurs (MCU) garantissant l’identité et les droits d’accès.

Le mode « Offline24 » permet également d’émettre des factures sans connexion, avec envoi différé dès rétablissement du réseau. Les factures envoyées en différé doivent porter deux QR codes : un QR “HORS LIGNE” pour vérifier la facture sur KSef et un QR “CERTIFICAT” qui confirme l’identité du fournisseur.

Ce dispositif structure donc l’ensemble des processus de facturation.

Un déploiement progressif selon la taille des entreprises

La réforme facturation électronique en Pologne suivra un calendrier précis :

• Les grandes entreprises (environ 47M€ de chiffre d’affaires) seront soumises à l’obligation dès le 1er février 2026,
• Les autres structures (à l’exception des micro-entreprises) auront jusqu’au 1er avril 2026 pour se conformer,
• Les micro-entreprises bénéficieront d’un délai supplémentaire avec une échéance repoussée au 1er janvier 2027.

Ce calendrier constitue un repère stratégique pour les directions financières : il structure la préparation technique, budgétaire et organisationnelle de la réforme polonaise.

Quels impacts pour les entreprises françaises et européennes ?

Toutes les entreprises françaises ayant une filiale en Pologne seront directement concernées par la réforme polonaise.

La mise en conformité avec le système KSeF exigera une adaptation des systèmes comptables et ERP pour intégrer le format FA(3), l’horodatage et les contrôles automatisés imposés par l’administration fiscale.

Une Europe fiscale encore fragmentée

Malgré l’ambition européenne d’un marché numérique unifié, les approches nationales restent hétérogènes. Chaque pays développe ses propres standards, formats et plateformes, créant une mosaïque réglementaire complexe. Pour les entreprises opérant sur plusieurs marchés, le défi est double : assurer la conformité locale tout en conservant une gouvernance centralisée des processus.

Vers une convergence stratégique

En France, la facturation électronique transite entre Plateforme agréées, soit directement, soit via PEPPOL, tandis qu’au niveau européen, en Belgique par exemple, les échanges via PEPPOL sont obligatoires. D’autres pays, comme la Pologne avec son système KSeF, adoptent encore une autre logique. Pour les entreprises qui travaillent à l’international, respecter ces règles dans plusieurs pays peut se révéler complexe. C’est la raison pour laquelle la directive Européenne ViDA a été ratifiée au printemps 2025. Celle-ci prévoit un cadre Européen commun pour l’échange des factures électronique, basé sur PEPPOL. Les états ayant anticipés la facturation électronique auront jusqu’en 2035 pour se mettre en conformité. La directive ViDA prépare le terrain pour des normes communes en Europe.

Réussir la transition 2026 avec Artéva

Assurer sa conformité à la plateforme polonaise KSeF

Forte de son expertise sur les projets PEPPOL et sur les déploiements de facturation électronique en Europe (Belgique, Italie, Espagne, …), Artéva accompagne les entreprises internationales dans l’intégration de KSeF. Afin d’assurer la conformité, les organisations doivent fiabiliser leurs données et automatiser le cycle de transmission. Artéva met à disposition des connecteurs API et PEPPOL (point d’accès certifié), un pipeline de transformation des données et des tableaux de bord de suivi en temps réel.

L’objectif : fluidifier les échanges avec la plateforme nationale polonaise, tout en garantissant la conformité technique (contrôles XSD, horodatage, archivage sécurisé).

Réussir sa gouvernance et sa conduite du changement

Le succès de l’adoption de KSeF par la Pologne et la mise en conformité des entreprises étrangères dépend d’une gouvernance opérationnelle réussie : attribution des rôles (émission, réception, annulation), gestion des habilitations via MCU, revue périodique des certificats électroniques et procédures de bascule en Offline24. L’approche repose sur une séparation stricte des rôles, des audits réguliers des accès et une journalisation infalsifiable.

Côté contrôle interne, cette transformation exige la mise en place de nouveaux mécanismes de rapprochement entre les numéros KSeF et les écritures comptables. L’objectif est d’éviter les écarts de TVA, sécuriser les déclarations fiscales et renforcer la conformité réglementaire.

Bénéficier d’un accompagnement structuré et complet

Face à l’arrivée de la nouvelle plateforme polonaise dans l’écosystème de la facturation électronique, Artéva recommande aux entreprises une approche en trois temps :

• Cadrage : formation, diagnostic, cartographie des flux,
• Déploiement : intégration FA(3), tests bout‑en‑bout, homologation,
• Stabilisation : pilotage en production, support, amélioration continue.

Face à la réforme 2026 en Pologne, Artéva accompagne les entreprises via sa plateforme Orchestrade® eFacture, en connectant les ERP et outils de gestion au système polonais afin d’automatiser l’émission, la transmission et le suivi des factures électroniques.

Une approche complète qui garantit la conformité, la traçabilité et la continuité opérationnelle dans un environnement fiscal en pleine mutation.

En conclusion

La facturation électronique 2026 polonaise ne se limite pas à une obligation administrative : elle incarne une modernisation profonde du B2B, où la donnée devient le socle de la conformité et de la performance. L’échéance de 2026 imposant une rigueur technique et organisationnelle nouvelle. Chaque entreprise devra maîtriser ses flux, automatiser ses échanges et piloter ses validations en temps réel.

Avec Orchestrade® eFacture, Artéva s’impose comme un partenaire de confiance pour les entreprises à l’international : son expertise, ses outils connectés et sa veille réglementaire permettent de transformer une réforme fiscale en véritable levier d’efficacité et de compétitivité durable.