Peppol et la Belgique : comprendre les enjeux et préparer la facturation électronique obligatoire

Une transition structurée : PEPPOL et Mercurius, l’avenir de l’e-invoicing en Belgique

Le cadre législatif et technique de la réforme

À partir de janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises en Belgique assujetties à la TVA. Cette obligation a été mise en œuvre progressivement depuis 2024, selon la taille des entreprises et le secteur d’activité (santé, public petites et micro-entreprises…). Les entreprises devront donc utiliser le réseau PEPPOL, pour l’émission et la réception des factures. Il est important de distinguer clairement deux canaux distincts :

• Les factures B2G (Business to Government) doivent passer obligatoirement par la plateforme Mercurius.
• Pour la facturation B2B (Business to Business), les entreprises devront utiliser le réseau PEPPOL via des points d’accès certifiés.

Les entreprises françaises travaillant avec des partenaires ou clients belges sont également concernées. Pour émettre des factures recevables, elles devront :

• Utiliser le format PEPPOL BIS Billing 3.0 (format imposé par la Belgique)
• Acheminer les factures via un point d’accès certifié PEPPOL à destination du point d’accès de l’Acheteur, ou via Mercurius dans le cas de la facturation B2G
• S’assurer que leurs destinataires belges sont inscrits au registre Mercurius dans l’annuaire PEPPOL et prêts à recevoir des factures électroniques, car les PDF non structurés ou envois papier ne seront plus acceptés, sauf exceptions temporaires limitées (petites et micro-entreprises, factures d’un montant très faible, secteurs spécifiques, entités non assujetties à la TVA).

Les avantages clés pour les entreprises

L’adoption du standard PEPPOL en Belgique ne se limite pas à une obligation réglementaire : elle ouvre de réelles opportunités de transformation pour les entreprises de toutes tailles.

Les sociétés françaises collaborant avec des clients, partenaires ou filiales en Belgique bénéficieront également de ces avantages, à condition d’adopter elles aussi une solution compatible avec PEPPOL.

Cela garantit un échange de factures structuré, conforme, automatisé et sécurisé dans un environnement interconnecté et standardisé. Les entreprises gagnent en productivité, réduisent les erreurs de saisie manuelle ainsi que les délais de traitement et de paiement, tout en optimisant leurs processus internes (moins de papier, un archivage plus fiable, plus de traçabilité).

Enfin, cette modernisation ouvre la voie à de nouveaux usages : intégration avec les ERP, l’automatisation des paiements, le rapprochement automatique des factures avec les bons de commande et les réceptions (P2P, Purchase-to-Pay) ainsi que le suivi structuré du cycle de vente, de la commande au règlement (O2C, Order-to-Cash).

Les entreprises renforcent ainsi leur réactivité opérationnelle, leur visibilité sur les flux et leur compétitivité, en Belgique comme à l’international.

En revanche, les entreprises françaises non conformes risquent :

• Des retards de paiement, car les factures envoyées au format PDF non structuré ou papier seront refusées par les clients belges du secteur privé et pourront l’être pour le secteur privé.
• Des blocages contractuels, car l’incapacité à émettre une facture au format PEPPOL BIS via PEPPOL et Mercurius pourra entraîner l’invalidité légale de la facture, empêchant sa prise en charge par le client.
• Des pertes de clients ou partenaires commerciaux, qui chercheront des fournisseurs capables de leur envoyer des factures conformes au nouveau standard. Ne pas être prêt à temps peut mener à une rupture des relations commerciales.
• Une non-conformité réglementaire en Belgique, exposant l’entreprise à des risques juridiques ou fiscaux dans le cadre d’échanges transfrontaliers.
• Un décrochage technologique face aux futurs standards européens d’E-reporting, rendant la transformation numérique plus coûteuse et urgente à terme.

Le rôle central de la dématérialisation

Au cœur de cette transformation se trouve la dématérialisation des documents. Ce processus redéfinit en profondeur la gestion administrative et comptable des entreprises. Si la facturation électronique en est la porte d’entrée, son impact s’étend à l’ensemble des documents commerciaux (bons de commande, contrats, justificatifs…).

A l’instar de la France et au-delà de la facturation électronique, la réforme belge impose une obligation d’E-reporting à compter du 1er janvier 2028, qui consiste à transmettre périodiquement les données de factures émises et reçues à l’administration fiscale belge via un portail dédié. Cette étape complète la conformité et renforce la transparence fiscale.

Grâce à l’intégration de solutions de gestion des documents numériques, les entreprises françaises actives sur le marché belge automatisent les flux, fiabilisent les échanges, se préparent aux futures obligations d’e-reporting, et réduisent les coûts liés aux traitements manuels et à l’archivage papier. Elles gagnent en traçabilité, en conformité et en réactivité.

Au-delà de la conformité, cette transformation représente une opportunité stratégique : fluidifier les échanges transfrontaliers, renforcer l’agilité financière et optimiser le pilotage des processus métiers.

Accompagner le changement ou comment Artéva facilite la transition vers PEPPOL

Dans le cadre des échanges transfrontaliers de factures électroniques avec la Belgique, de nombreuses entreprises françaises s’interrogent : comment se préparer efficacement à la facturation électronique ? Comment intégrer le réseau PEPPOL dans son système d’information existant ?

Forte de son expertise en EDI (Echange de Données Informatisé) et en facturation électronique depuis 2006, Artéva accompagne les entreprises françaises et belges dans la mise en place de solutions de gestion dématérialisée des documents. Grâce à sa plateforme Orchestrade®, elle facilite notamment la connexion au réseau PEPPOL pour l’émission de factures conformes aux normes belges dans le cadre des échanges transfrontaliers.

Artéva accompagne aussi la montée en compétence de vos équipes en formant vos collaborateurs aux nouvelles pratiques et en assurant un accompagnement opérationnel continu.

Pourquoi choisir Artéva ?

Le positionnement d’Artéva est unique : il ne s’agit pas simplement de se mettre en conformité avec une réforme belge, mais bien d’optimiser toute la chaîne de traitement des documents, en renforçant votre efficacité financière et votre agilité transfrontalière. Grâce à une approche personnalisée, Artéva optimise l’ensemble du processus d’E-facturation, en l’intégrant dans une stratégie globale de digitalisation documentaire.

Les clients bénéficient ainsi :

• D’une expertise technique éprouvée,
• D’un accompagnement global afin de gérer leurs flux entre filiales ou clients belges en toute conformité,
• De solutions évolutives, compatibles avec les futures obligations d’E-reporting,
• D’une vision stratégique de leur transformation numérique.

Pour accompagner efficacement cette transformation, Artéva propose sa solution propriétaire Orchestrade® PDP, qui centralise et automatise la gestion des factures électroniques, assure la conformité aux normes PEPPOL et Mercurius, et facilite la communication avec les différents acteurs via des processus sécurisés et évolutifs.

Anticiper les prochaines étapes

Alors que la généralisation de la facturation électronique obligatoire se profile en Belgique, il est essentiel pour les entreprises de se préparer dès maintenant et d’identifier les clients, partenaires ou filiales belges concernés.

Anticiper ces évolutions permet non seulement de respecter les délais légaux, mais aussi de :

• Moderniser ses processus internes & évaluer les flux de facturation actuels.
• Identifier les entités belges avec lesquelles vous échangez des factures.
• Vérifier si votre logiciel de facturation est compatible PEPPOL BIS.
• Choisir un point d’accès au réseau PEPPOL (ou passer par un prestataire comme Artéva).
• Tester l’envoi et la réception de factures électroniques structurées.
• Former vos équipes comptables et administratives à ces nouveaux processus.

La maîtrise du standard PEPPOL et des technologies associées (E-facturation, E reporting) est un enjeu clé. Avec Artéva, les entreprises peuvent aborder cette transition en toute confiance.

PEPPOL et la Belgique, un levier de compétitivité avec Artéva

La généralisation de la facturation électronique en Belgique dès 2026 impose une anticipation rapide. Pour les entreprises françaises concernées, c’est aussi l’occasion de moderniser leur gestion comptable et de renforcer leur efficacité transfrontalière.

Avec Artéva, transformez cette obligation réglementaire en levier de performance.