Dématérialisation des factures clients : digitalisez votre facturation sortante

En France, la facturation électronique se généralise, en particulier pour répondre aux nouvelles contraintes réglementaires. Dans ce cadre, faisons un point sur les règles et les obligations françaises en matière de facturation électronique.

ARTEVA - dématérialisation factures clients

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures en B2B ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer le processus de transmission de factures au format papier par un échange automatisé et basé sur le format électronique. Ainsi, une facture dématérialisée, ou facture électronique, est une facture qui a été créée et envoyée électroniquement. Celle-ci peut s’appuyer sur des fichiers structurés (de type EDI par exemple) ou non structurés comme certains fichiers PDF.

Pourquoi dématérialiser vos factures clients ?

Les services comptables des entreprises dont le processus de facturation n’est pas dématérialisé rencontrent de nombreuses difficultés telles que des coûts de traitement significatifs, des erreurs voire des retards de paiement ou des pertes de documents. Ne pas utiliser cette solution prive de l’avantage d’une piste d’audit fiable et ne permet pas la traçabilité ou la visibilité fournies par ce processus.

Dans ce contexte, dématérialiser ses factures représente une opportunité pour les entreprises. Elles peuvent en effet bénéficier des avantages suivants :

  • Efficacité : augmentation de la productivité grâce à l’automatisation des tâches chronophages.
  • Fiabilité : suppression des erreurs de saisies.
  • Rapidité : accélération et fluidification du traitement des documents
  • Rentabilité : diminution des coûts et réduction des délais de paiement.

Tous ces avantages conduisent à une gestion de trésorerie améliorée et un pilotage budgétaire renforcé.

Facturation dématérialisée : comment ça fonctionne ?

La dématérialisation des factures s’appuie sur différents modes de transmission dont :

  • L’EDI (Échange de Données Informatisées) qui s’appuie sur des données structurées ainsi que des processus normés et sécurisés, mais qui nécessite que les clients disposent également d’une solution EDI.
  • Le PDF Factur-X sur lequel peut être apposée une signature électronique fondée sur un certificat qualifié.

Ces deux formats sont adaptés à la dématérialisation fiscale des factures clients comme des factures fournisseurs. Ils assurent une conformité avec la réglementation car ils garantissent l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures. Aussi, le format Factur-X répond aux exigences de la facturation électronique qui deviendra obligatoire en B2B à compter de juillet 2024 (à travers la réception des factures électroniques).

À l’inverse, la dématérialisation dite « simple » qui consiste en l’envoi de factures PDF non signées par e-mail, bien que conforme à la réglementation actuelle avec la mise en place d’une piste d’audit fiable, n’est pas conforme à la réglementation applicable à partir de 2024. Dans ces conditions, l’original fiscal à prendre en compte jusqu’à cette date, est soit la facture PDF imprimée, soit la facture PDF signée pour archivage.

Quel est le retour sur investissement pour la dématérialisation des factures clients ? Comment calculer le ROI ?

La dématérialisation des factures clients est une source d’économies réelles pour les entreprises. Et le calcul du retour sur investissement (ou ROI) associé passe inéluctablement par une estimation du coût du format papier, une définition du cadre de la mise place de la facture dématérialisée et une évaluation des conséquences d’une telle mise en œuvre.

Estimer le coût d’une facture papier

L’estimation du coût d’une facture papier est simple. Ce coût correspond aux frais de :

  • Création de la facture
  • Édition de la facture
  • Mise sous pli de la facture et affranchissement de l’enveloppe
  • Expédition du courrier
  • Archivage de la facture

Pour chacune de ces étapes, il faut prendre en compte les ressources tangibles (coût des enveloppes, feuilles de papier, timbres, etc.) et intangibles (coût de l’énergie utilisée, coût du travail humain…) qui interviennent. Cependant, les ressources liées à l’établissement de la facture, au traitement de son paiement voire à la gestion de son recouvrement ne sont pas à intégrer dans l’estimation du coût de la facture puisqu’elles sont indépendantes de la forme de la facture.

Un calcul analytique permet d’arriver à un coût unitaire de « matérialisation » des factures de l’ordre de 1,45 € HT à 5,80 € HT en fonction des sources.

Définir le cadre du projet de dématérialisation

L’ampleur du gain lié à la « non-matérialisation » des factures clients dépend de deux facteurs : le coût des factures électroniques et leur part dans le nombre total des factures.

Le premier facteur est déterminé par les tarifs de l’opérateur retenu. Le second facteur, quant à lui, dépend du portefeuille client, des services proposés par l’opérateur et des interconnexions possibles.

À cela s’ajoutent les coûts de mise en œuvre et les coûts d’archivage des factures (s’ils ne sont pas inclus dans les coûts de mise en œuvre).

Identifier les avantages indirects

La dématérialisation des factures crée des avantages autant qualitatifs que quantitatifs. Parmi eux :

  • La rapidité de transmission : à l’inverse d’une facture envoyée par courrier, une facture électronique est transmise en quelques secondes.
  • La facilité d’accès au double original de la facture
  • La simplicité d’envoi du duplicata de la facture
  • La traçabilité de la facture : une facture électronique dispose d’un suivi de bout en bout. L’émetteur peut savoir quelles sont les factures qui ont été réceptionnées ou non réceptionnées.

Calculer le gain et le ROI

Le retour sur investissement (ROI) de l’opération est le ratio entre l’économie permise et le coût de la mise en œuvre de la dématérialisation. Il faut donc commencer par calculer l’économie permise par la dématérialisation, soit l’écart entre le coût des factures papier et le coût des factures électroniques.

Comment réussir la dématérialisation de vos factures ?

La priorité est de comprendre comment travaillent les métiers qui utiliseront la solution (les services comptables, ADV, etc.) et de déterminer leurs attentes et besoins. La dématérialisation des factures doit leur permettre de pallier aux limites des tâches à entreprendre (saisies chronophages, tâches redondantes, etc.) en rationalisant les processus métiers.

Par ailleurs, il faut garder à l’esprit que tous les clients ne voudront pas recevoir leur facture de la même manière. Certains opteront pour la réception d’un format EDIFACT tandis que d’autres préféreront le format Factur-X ou PDF signé. Ainsi, prévoir un logiciel adapté aux métiers et aux clients de chaque entreprise est la meilleure des solutions à proposer.

C’est en ce sens que chez Artéva, nous vous proposons une solution numérique globale. Nous avons défini sur notre plateforme Orchestrade une offre complète de traitement des factures clients multi-formats, multicanaux Nous adressons tous vos partenaires en prenant en charge tous les formats de factures sortantes : EDIFACT, Factur-X, PDF signé, XML et aussi Papier (via centre éditique). La plateforme Orchestrade dispose d’une interface ergonomique qui permet aux services ADV d’avoir une vision à 360 degrés de toutes les factures sortantes et d’intervenir facilement pour, par exemple, compléter une facture (données Chorus incomplètes) ou corriger une adresse email de destination. De plus, la plateforme Orchestrade centralise tous les retours d’intégration transmis par vos clients pour vous offrir un suivi centralisé !

Cap sur la facturation électronique 2024.

Artéva participe activement aux consultations et groupes de travail menés par la DGFiP, l’AIFE et la FNFE depuis mi-2020. Les experts d’Artéva font évoluer les fonctionnalités de la plateforme Orchestrade afin qu’elle puisse répondre aux obligations imposées par la nouvelle réglementation.