Le Groupe Orapi, leader français de produits d’hygiène professionnelle et de process industriel, a fait le choix de la solution Orchestrade pour la dématérialisation des échanges avec ses clients. Une solution qui lui a notamment permis d’optimiser sa relation client en automatisant et centralisant son processus de facturation.
Utilisée depuis 2019 par la tête de groupe, l’entreprise a par la suite élargi le périmètre de la solution à ses filiales Orapi Hygiène et Proven.
Le besoin du Groupe Orapi : rationaliser l’intégralité du cycle Order-to-Cash
Souhaitant s’équiper d’une solution unique pour rationaliser son système EDI, le Groupe Orapi recherchait dans un premier temps une solution flexible pour centraliser la transmission et l’archivage de ses factures ainsi que ses autres documents commerciaux. Il s’agissait de remplacer une solution SaaS d’échanges EDI ; la dématérialisation fiscale des factures opérée par Esker et la transmission des factures éditiques opérée par Neopost (aujourd’hui Quadient).
En parallèle, cette solution devait être évolutive pour permettre au Groupe Orapi d’élargir le champ d’application à ses processus métiers fournisseurs et logistiques pour aller plus loin dans sa démarche de digitalisation des échanges.
Une solution agile pour faciliter le travail de gestion du Groupe Orapi
Déployée à partir du printemps 2019, la solution Orchestrade a permis au Groupe Orapi d’optimiser l’ensemble de son cycle Order-To-Cash.
Cette optimisation s’est articulée autour des phases de projet suivantes :
- La transmission des factures…
- Aux clients du secteur public via Chorus Pro ;
- Aux clients Grands Comptes en EDI ;
- Par e-mail et leur mise à disposition sur un portail client ;
- Au format papier via éditique.
- La généralisation des réceptions de commandes des clients Grands Comptes en EDI et la transmission des avis d’expédition.
- La réception par e-mail des commandes clients.
S’inscrivant pleinement dans une démarche de satisfaction client, les factures sont transmises en fonction du choix et/ou de la typologie des clients. Elles sont ensuite archivées et centralisées dans un coffre-fort électronique.
Chorus Pro
La gestion complète des factures Chorus Pro est opérée par les gestionnaires ADV depuis le portail Orchestrade qui effectue les contrôles de validité et permet de compléter les données erronées ou manquantes telles que le Code service ou le Numéro de commande. Le service ADV dispose ainsi d’un suivi complet des factures par statut.
EDI
Interconnectée avec plus d’une trentaine d’opérateurs de dématérialisation, la solution Orchestrade permet le déploiement rapide de la transmission des factures EDI accompagnées des autres messages.
Les clients qui ont opté pour une facturation par e-mail reçoivent leur facture accompagnée des CGV et d’un lien vers le portail client collaboratif. Ils sont ainsi autonomes pour retrouver une facture passée, ce qui soulage d’autant le service ADV. En outre, le portail Orchestrade effectue un contrôle en temps réel des transmissions d’e-mail et permet aux équipes métiers d’intervenir en cas d’anomalies (adresse e-mail incorrecte, boîte aux lettres pleine, etc.).
Courrier
Les factures transmises par courrier font elles aussi l’objet d’un suivi complet puisque les différentes étapes de traitement sont remontées sur le portail (remise au centre éditique, mise sous pli, remise en poste, suivi des plis non distribués).
Enfin, le Groupe Orapi a pu compter sur l’étendu des fonctionnalités offertes par la plateforme Orchestrade pour automatiser le traitement des commandes reçues en PDF par e-mail. Une extraction des données d’en-tête et lignes permet une intégration directe de ces commandes dans l’ERP. Ce ne sont pas moins de 450 commandes par mois qui n’ont plus à être ressaisies.
Des bénéfices concrets : entre une meilleure organisation et une diminution des coûts d’exploitation
Les bénéfices obtenu par le Groupe Orapi, client de la Solution SaaS Orchestrade, se mesurent tous les jours :
- L’optimisation des missions des gestionnaires ADV à travers la suppression des tâches à faible valeur ajoutée ;
- La traçabilité complète des envois de factures grâce à la remontée des statuts quel que soit le canal de transmission ;
- La réduction significative des coûts à travers la globalisation des échanges confiés à un prestataire unique ;
- L’amélioration de la relation client via des outils plus performants.
“La richesse fonctionnelle de la solution Orchestrade nous a convaincu de choisir Artéva pour construire un partenariat pérenne. Aujourd’hui, grâce à la solution Orchestrade, nous avons gagné en fiabilité, flexibilité et tranquillité. De plus, nous pouvons compter sur la disponibilité et la réactivité des équipes Artéva pour répondre à nos demandes et proposer des solutions qui répondent à nos attentes et/ou besoins”.
Françoise TRIOULEYRE – (Responsable Applicatif)
Et après ?
Le Groupe Orapi, en partenariat avec Artéva, poursuit la rationalisation de son système EDI à travers la mise en place de l’EDI logistique pour optimiser sa supply chain. L’objectif est de répondre à la demande de ses clients Grands Comptes en matière de suivi des livraisons.
À propos
Créé en 1968, le Groupe Orapi est le leader français de l’hygiène professionnelle. Fort de 1 000 collaborateurs, 7 usines et 3 laboratoires R&D dans le monde, il a réalisé 267 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2020. Découvrez ses produits et solutions de haute technologie pour l’hygiène et la maintenance industrielle ici.