Obligation de facturation électronique : ce qu’il faut savoir

En France, la facturation électronique se généralise, en particulier pour répondre aux nouvelles contraintes réglementaires. Dans ce cadre, faisons un point sur les règles et les obligations françaises en matière de facturation électronique.

facturation électronique obligatoire

Facturation électronique en France : où en est-on ?

1 – La facturation électronique obligatoire pour les relations B2B

En 2020, nous sommes entrés dans la dernière ligne droite concernant l’obligation de facturation électronique pour les fournisseurs du secteur public. Pour rappel, ce sont les micro-entreprises qui sont désormais concernées par l’envoi électronique de leurs factures aux Etablissements Publics via le portail Chorus Pro. Lire notre article à ce sujet

2 – Vers une généralisation de la facturation électronique pour les relations B2B

Le gouvernement tend à favoriser le passage à la facturation électronique B2B. En effet, la loi Macron du 26 janvier 2015, et notamment l’article 222 incitait déjà progressivement les entreprises françaises à utiliser la facturation électronique dans un contexte B2B.

En savoir plus (dates, contraintes légales…) en lisant notre article sur l’obligation de facturation électronique entre entreprises privées.

Depuis fin 2019, l’article 153 de la Loi n°2019-1479 du 28 décembre 2019 de finances pour 2020 prévoit d’appliquer l’obligation de facturation électronique au secteur B2B.

Extrait de l’Article 153

Les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée.
Les dispositions du premier alinéa s’appliquent au plus tôt à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard à compter du 1er janvier 2025, selon un calendrier et des modalités fixés par décret en fonction, notamment, de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées, et après obtention de l’autorisation prévue au 1 de l’article 395 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée.

Et s’il était temps pour votre entreprise de prendre le virage de la facturation électronique ?

Quelles sont les obligations légales liées à la facturation électronique ?

La loi de finances de 2020 prévoit l’aboutissement de la facture papier à compter de 2023. Dès lors, la facture électronique s’imposera à toutes les transactions B2B soumises à la TVA française.

Au 1er janvier 2023, les entreprises auront, quelle que soit leur taille, l’obligation de recevoir les factures électroniquement. Entre 2023 et 2025, elles devront, en fonction de leur taille, émettre des factures électroniques. Seront probablement concernées dès :

  • 2023 : Grandes Entreprises (plus de 5 000 salariés) ;
  • 2024 : Entreprises de Taille Intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
  • 2025 : Petites et Moyennes Entreprises (10 à 250 salariés) et Très Petites Entreprises (moins de 10 salariés).

Par ailleurs, l’obligation de transmission des données de facturation à l’administration fiscale s’appliquera pour :

  • Les ventes internationales B2B et B2C ;
  • Les achats intracommunautaires de biens et services et les achats internationaux de services ;
  • Les données de paiement (entre 2023 et 2025 en fonction de la taille de l’entreprise).

 Les règles de conservation des factures électroniques

Une facture électronique doit être conservée durant 6 ans à compter de sa date d’établissement. Les trois premières années, elle doit être conservée sur support informatique et dans le format informatique original (i.e. format dans lequel les factures ont été émises). Les trois années suivantes, l’entreprise peut la conserver sur le support de son choix.

Cette obligation de conservation porte également, suivant le choix fait par l’entreprise, sur :

  • L’intégralité du message structuré pour les factures transmises par EDI ;
  • La signature électronique à laquelle les factures sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de cette signature pour les factures assorties d’une signature électronique ;
  • Les éléments constitutifs des contrôles établissant une piste d’audit fiable lorsqu’aucun des modes de transmission précédents n’a été retenu.

Par ailleurs, les fichiers relatifs à la facturation doivent être stockés :

  • Dans un endroit auquel la société a un accès immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données ;
  • En France, dans un pays membre de l’Union Européenne (UE) ou dans un autre pays avec des garanties équivalentes aux états de l’UE en matière d’accès aux données et d’assistance administrative. Ce dernier cas nécessite une déclaration au centre des impôts du redevable.

Si l’entreprise ne peut garantir des conditions de stockage numérique conformes aux dispositions légales en vigueur alors elle doit conserver ses factures au format papier.

 La facturation électronique obligatoire pour les marchés publics

Dans le cadre de la dématérialisation de la commande publique, le gouvernement a imposé la facture dématérialisée dès 2017. L’article 3 de l’ordonnance du 26 juin 2014 avait prévu un passage progressif à la facturation électronique pour les entreprises :

  • Dès le 1er janvier 2017 pour les Grandes Entreprises et les personnes publiques ;
  • Dès le 1er janvier 2018 pour les Entreprises de Taille Intermédiaire ;
  • Dès 1er janvier 2019 pour les Petites et Moyennes Entreprises ;
  • 1er janvier 2020 pour les Très Petites Entreprises.

De ce fait, depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises doivent émettre des factures électroniques afin d’adresser leurs demandes de paiement pour des contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics.

Les seuils à retenir pour l’application progressive de la généralisation de la facturation électronique ne sont pas connus à date et devront être définis par ordonnance. Néanmoins, par assimilation aux règles existantes en ce qui concerne l’obligation de facturation électronique dans le cadre de la commande publique, il est possible d’opérer la même classification présentée ci-dessus.

 La facturation électronique entre entreprises privées

L’obligation de la facturation électronique implique quatre enjeux pour l’entreprise :

  1. L’efficacité :

  • En simplifiant le circuit de validation et le délai d’approbation ; le processus d’approbation interne et le processus de recherche de documents ;
  • En utilisant une solution globale capable d’interagir avec différents ERP.
  1. La fiabilité :

  • En fournissant une facturation électronique conforme à la réglementation (conformément à la directive européenne et aux règlementations locales) ;
  • En se conformant aux règles commerciales et fiscales obligatoires ;
  • En renforçant le système de contrôle interne en garantissant la fiabilité et la traçabilité du traitement des données ;
  • En réduisant les litiges et les délais de paiement en contrôlant la trésorerie.
  1. La productivité :

  • En améliorant ses processus d’achats et de ventes afin de permettre à l’entreprise d’automatiser ses processus comptables et de se développer ;
  • En rationalisant les fonctions de back office (soit d’administration, contrôle et soutien des opérations) pour promouvoir l’efficacité et la visibilité ;
  • En réduisant les coûts et les délais de traitement.
  1. La sécurité :

  • En développant de nouveaux applicatifs capables d’intégrer des fonctionnalités de sécurité, analyse et gestion de la donnée et d’intelligence artificielle, pilier de la transformation digitale des fonctions de back office de l’entreprise ;
  • En sécurisant la communication avec les clients et fournisseurs et les processus (cybersécurité).

Par ailleurs, les enjeux de la facturation électronique pour l’administration fiscale sont multiples :

  • Renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA grâce notamment à des recoupements automatisés ;
  • Faciliter à moyen ou long terme les déclarations de TVA par le pré-remplissage ;
  • Favoriser la connaissance de l’ensemble des activités des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions gouvernementales en matière de contrôle et de politique économique et fiscale.

 

En conclusion, étant donné les contraintes et enjeux qui lui sont liés, la facturation électronique est un sujet à suivre de près afin de pouvoir anticiper les nouvelles obligations. Ces évolutions impactent vos processus de facturation et les échanges de factures avec vos clients et fournisseurs. Artéva peut vous accompagner et vous conseiller dans cette transition ; quelles que soient vos problématiques technologiques et celles de vos partenaires. Nos solutions de dématérialisation des factures sont parfaitement conformes aux prochaines évolutions légales.

 

Les intérêts de la facturation électronique pour votre entreprise

La facturation électronique implique que vos factures soient émises et reçues dans un format totalement dématérialisé permettant d’attester de :

  • L’authenticité de la facture (l’identité de l’émetteur doit être garantie et certifiée)
  • Sa bonne lisibilité (la facture doit pouvoir être lue facilement par l’utilisateur de l’Administration)
  • L’intégrité de son contenu (il ne doit pas pouvoir être modifié et toute tentative de modification doit être détectée

Un service comptable attribue en moyenne 30% de son temps à saisir manuellement les factures fournisseurs et les erreurs de saisie sont pénalisantes. Afin de gagner en rapidité et en fiabilité, la dématérialisation du processus de facturation devient incontournable. Elle représente également une économie financière de l’ordre de 50% à 75% en comparaison avec le traitement papier.

Comme explicité précédemment, cette obligation d’émission concerne les fournisseurs du Secteur Public qui doivent passer par le portail Chorus Pro et s‘étend aux relations inter-entreprises.

 

Les règles appliquées à la facture électronique

Vous souhaitez émettre des factures au format électronique avec une vraie valeur fiscale et comptable ? Vous devez donc garantir l’authenticité de leur provenance, leur bonne lisibilité ainsi que l’intégrité de leur contenu en optant pour l’une des trois solutions suivantes :

  • La signature électronique (solution légale et certifiée)
  • L’échange de données informatisé (EDI) pour dématérialiser et transmettre vos factures
  • La piste d’audit fiable. Pour cela, il faut mettre en place des contrôles en interne documentés pour pouvoir justifier et retracer complètement chaque étape du processus de facturation. La piste d’audit fiable apporte la preuve de la validité des factures.

Il est essentiel de savoir que les factures électroniques doivent être conservées pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial. En cas de litige, vous pourrez retrouver facilement vos factures.

Enfin, les mentions obligatoires à renseigner sur les factures électroniques sont les mêmes que celles attendues pour les factures papiers.