Mise en place du processus de facturation : nos conseils pour une facturation électronique réussie

Facturation électronique PDF : comment mener votre projet ?

La facturation électronique en France fait de plus en plus parler d’elle et de nombreuses entreprises l’adoptent en embarquant leurs partenaires dans leur projet d’e-facturation. Toutes les entreprises d’ici 2020 sont tenues d’envoyer leurs factures au format électronique à leurs clients publics.

1 – La facturation électronique : de quoi parle-t-on ?

Il est important de comprendre que la facturation électronique ne se limite pas au document en lui-même. Elle comprend tous les processus allant de la création du document jusqu’à l’archivage de la facture au format électronique. C’est donc tout le processus qui est dématérialisé, sans passer par le papier, pour une automatisation complète et une facturation plus fiable.

Pour une facturation électronique respectant les normes en vigueur, on doit pouvoir tracer et retrouver les factures selon plusieurs critères définis par la loi (totaux, montants TVA, émetteur ou récepteur de la facture : identifiants réglementaires comme la TVA, raison sociale, adresse…).

La Direction Générale des Impôts ainsi que toutes les parties prenantes impliquées dans votre processus de facturation électronique doivent pouvoir retrouver les factures et les consulter en clair (lisible).

2 – Ce qu’il faut savoir pour mener un projet de facturation électronique

Prérequis pour qu’une facture électronique soit conforme

Pour qu’une facture électronique soit éligible à la facturation électronique, vous devez respecter les conditions suivantes :

  • La facture doit présenter les mentions légales attendues
  • Avoir la possibilité de prouver que le document de facturation est lié à une commande ou à un bon de livraison
  • Garantir l’authenticité et l’intégrité de la facture d’origine
  • Archiver la facture au format électronique (original fiscal + facture en clair)

Piste d’Audit Fiable : comment la remplacer ?

Pour pouvoir remplacer la Piste d’Audit Fiable papier qui peut être fastidieuse et demander beaucoup de temps à vos équipes, vous devez tout d’abord répondre à toutes les conditions exigées ci-dessus.

Pour garantir l’intégrité (document qui n’a subi aucune destruction, altération ou modification intentionnelle ou accidentelle) et l’authenticité (identité de l’émetteur qui est garantie et certaine) de la facture d’origine, vous avez le choix entre plusieurs formats et protocoles de communication pour vos originaux fiscaux : formats structurés convenus entre les parties (message EDIFACT INVOIC D96A, XML CII…) et documents signés électroniquement.

  •  Le format EDI pour vos originaux fiscaux : cas du message EDI INVOIC D96A (GUM GS1 France)

Il ne nécessite pas de signature électronique car l’intégrité et l’authenticité sont garanties par le standard EDIFACT et les protocoles de communication sécurisés (AS2, SFTP…) utilisés dans les EDI.

  •  Les documents signés électroniquement : cas de l’original fiscal PDF signé

Si vous souhaitez mettre en place un processus de facturation électronique sans passer par la Piste d’Audit Fiable ni par une solution EDI, vous pouvez tout à fait choisir le processus de facturation PDF signé ou Factur-X :

Le cas du PDF Rich Text : à ce stade le document ne peut pas faire office d’original fiscal, il doit faire l’objet d’une extraction des données nécessaires pour l’archivage et d’une signature électronique. Pour présenter un niveau de sécurité suffisant, la signature utilisée doit être « qualifiée » au sens du règlement européen eiDas. Le PDF une fois signé fait office d’original fiscal.

Le cas de la Factur-X (en cours de déploiement) : pour rappel, la Factur-X est une facture au format PDF qui intègre également les données au format structuré permettant une interprétation automatique de celles-ci. Considérant que la facture originale est le PDF lisible, la Factur-X fera également l’objet d’une signature électronique afin d’en assurer son statut d’original fiscal.

Le secret de la réussite : impliquer vos équipes métiers dans votre facturation électronique

Dès lors que le document qui fait office d’original fiscal répond à un standard et n’est pas lisible directement en clair (Chorus, EDIFACT, SdI…), nous vous conseillons d’impliquer votre équipe métier (comptables par exemple) dans le projet d’échange de factures dématérialisées.

Ils doivent en effet valider les différents cas métiers et s’assurer que la représentation lisible de la facture archivée respecte à la fois les factures réellement transmises depuis le système de facturation et les réglementations en vigueur.

3 – La facturation électronique multiformats et multicanale

Pour généraliser et automatiser la réception de toutes les factures, il est intéressant de s’orienter vers des solutions multiformats et multicanales.

Selon vos besoins et ceux de vos clients et/ou fournisseurs, vous pouvez combiner plusieurs formats de réception ou de transmission :

  • L’EDI en EDIFACT INVOIC D96A est une des solutions les plus fiables puisqu’elle respecte les standards GS1 et la présence des données légales peut être contrôlée
  • Le PDF signé ou le PDF simple avec piste d’audit fiable
  • Prévue à cet effet, la Factur-X combine du PDF (signé ou non) et du XML, permettant ainsi une bonne visualisation pour les utilisateurs et un traitement automatisé grâce au XML.
  • La saisie de factures sur un portail collaboratif qui permet de constituer un original fiscal

La facturation électronique multiformats et multicanale vous permet de facilement inclure l’ensemble de vos partenaires commerciaux dans vos processus de facturation électronique, qu’ils bénéficient ou non d’une plateforme EDI B2B.