PEPPOL y Bélgica: comprender los desafíos y prepararse para la facturación electrónica obligatoria

Una transición estructurada: PEPPOL y Mercurius, el futuro de la facturación electrónica en Bélgica

El marco legislativo y técnico de la reforma

Desde enero de 2026, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas sujetas al IVA en Bélgica. Esta obligación se ha implantado progresivamente desde 2024, en función del tamaño de las empresas y de su sector de actividad (sanidad, sector público, pequeñas y microempresas, entre otros). Las empresas deberán utilizar la red PEPPOL tanto para la emisión como para la recepción de facturas. Es importante distinguir claramente dos canales diferentes:

• Las facturas B2G (Business to Government) deberán transmitirse obligatoriamente a través de la plataforma Mercurius.
• Para la facturación B2B (Business to Business), las empresas deberán utilizar la red PEPPOL mediante puntos de acceso certificados.

Las empresas francesas que trabajen con socios o clientes belgas también se verán afectadas. Para emitir facturas válidas, deberán:

• Utilizar el formato PEPPOL BIS Billing 3.0 (formato exigido en Bélgica).
• Enviar las facturas a través de un punto de acceso certificado PEPPOL hacia el punto de acceso del comprador, o mediante Mercurius en el caso de la facturación B2G.
• Asegurarse de que sus destinatarios belgas estén registrados en Mercurius dentro del directorio PEPPOL y preparados para recibir facturas electrónicas, ya que los PDF no estructurados o las facturas en papel dejarán de ser aceptados, salvo algunas excepciones temporales limitadas (pequeñas y microempresas, facturas de importe muy reducido, sectores específicos o entidades no sujetas al IVA).

Principales ventajas para las empresas

La adopción del estándar PEPPOL en Bélgica no se limita a una obligación normativa: representa una auténtica oportunidad de transformación para empresas de todos los tamaños.

Las empresas francesas que colaboran con clientes, socios o filiales en Bélgica también podrán beneficiarse de estas ventajas, siempre que adopten una solución compatible con PEPPOL.

Esto garantiza un intercambio de facturas estructurado, conforme a la normativa, automatizado y seguro dentro de un entorno interconectado y estandarizado. Las empresas ganan en productividad, reducen los errores derivados de la introducción manual de datos y acortan los plazos de tramitación y pago, al tiempo que optimizan sus procesos internos (menos papel, un archivo más fiable y una mayor trazabilidad).

Además, esta modernización abre la puerta a nuevos usos, como la integración con los ERP, la automatización de los pagos, la conciliación automática de facturas con pedidos y recepciones de mercancías (P2P, Purchase-to-Pay), así como el seguimiento estructurado del ciclo de ventas, desde el pedido hasta el cobro (O2C, Order-to-Cash).

De este modo, las empresas refuerzan su capacidad de respuesta operativa, mejoran la visibilidad de sus flujos y aumentan su competitividad, tanto en Bélgica como a nivel internacional.

Por el contrario, las empresas establecidas en Bélgica que no cumplan con la normativa se exponen a:

• Retrasos en los pagos, ya que las facturas enviadas en formato PDF no estructurado o en papel serán rechazadas por los clientes belgas y ya no podrán ser procesadas conforme a los nuevos requisitos.
• Bloqueos contractuales, ya que la imposibilidad de emitir una factura en formato PEPPOL BIS a través de PEPPOL o Mercurius puede invalidar legalmente la factura e impedir su aceptación por parte del cliente.
• Pérdida de clientes o socios comerciales, que buscarán proveedores capaces de enviar facturas conformes con el nuevo estándar. No estar preparado a tiempo puede provocar la interrupción de las relaciones comerciales.
• Incumplimiento normativo en Bélgica, lo que puede exponer a la empresa a riesgos legales o fiscales en el marco de operaciones transfronterizas.
• Un retraso tecnológico frente a los futuros estándares europeos de e-reporting, haciendo que la transformación digital resulte más compleja, urgente y costosa a largo plazo.

El papel central de la digitalización

En el centro de esta transformación se encuentra la digitalización de los documentos. Este proceso está redefiniendo profundamente la gestión administrativa y contable de las empresas. Aunque la facturación electrónica es su principal punto de partida, su impacto se extiende al conjunto de los documentos comerciales (pedidos de compra, contratos, justificantes y otros documentos relacionados).

Al igual que Francia, Bélgica irá más allá de la facturación electrónica con la implantación de una obligación de e-reporting a partir del 1 de enero de 2028. Esta obligación consiste en transmitir periódicamente a la Administración tributaria belga los datos de las facturas emitidas y recibidas a través de un portal específico. Esta medida completa el dispositivo de cumplimiento normativo y refuerza la transparencia fiscal.

Gracias a la integración de soluciones de gestión documental digital, las empresas francesas que operan en el mercado belga pueden automatizar sus flujos de información, reforzar la fiabilidad de los intercambios, prepararse para las futuras obligaciones de e-reporting y reducir los costes asociados a los procesos manuales y al archivo en papel. Como resultado, mejoran la trazabilidad, el cumplimiento normativo y su capacidad de respuesta.

Más allá del cumplimiento de las obligaciones legales, esta transformación representa una verdadera oportunidad estratégica: agilizar los intercambios transfronterizos, reforzar la agilidad financiera y optimizar la gestión de los procesos empresariales.

Acompañar el cambio: cómo Artéva facilita la transición hacia PEPPOL

En el marco de los intercambios transfronterizos de facturas electrónicas con Bélgica, muchas empresas francesas se plantean varias preguntas: ¿cómo prepararse eficazmente para la facturación electrónica? ¿Cómo integrar la red PEPPOL en su sistema de información actual?

Con más de 20 años de experiencia en EDI (Intercambio Electrónico de Datos) y facturación electrónica, Artéva acompaña a empresas francesas y belgas en la implantación de soluciones de gestión documental digital. A través de su plataforma Orchestrade®, facilita especialmente la conexión a la red PEPPOL, permitiendo emitir facturas conformes con los requisitos belgas en el marco de los intercambios transfronterizos.

Artéva también impulsa la capacitación de sus equipos mediante programas de formación adaptados a las nuevas prácticas de facturación electrónica y ofrece un acompañamiento operativo continuo para garantizar una transición fluida y segura.

¿Por qué elegir Artéva?

El posicionamiento de Artéva es único: no se trata únicamente de cumplir con la normativa belga sobre facturación electrónica, sino de optimizar toda la cadena de tratamiento documental para mejorar la eficiencia financiera y la agilidad en los intercambios internacionales. Gracias a un enfoque personalizado, Artéva optimiza todo el proceso de facturación electrónica, integrándolo en una estrategia global de digitalización documental.

De este modo, los clientes se benefician de:

• Una experiencia técnica contrastada.
• Un acompañamiento integral para gestionar sus flujos con filiales, clientes y socios belgas con total garantía de cumplimiento normativo.
• Soluciones escalables y preparadas para las futuras obligaciones de e-reporting.
• Una visión estratégica de su transformación digital.

Para acompañar eficazmente esta transición, Artéva ofrece su solución Orchestrade® eFacture, que centraliza y automatiza la gestión de las facturas electrónicas, garantiza el cumplimiento de los estándares PEPPOL y Mercurius, y facilita la comunicación con los distintos actores mediante procesos seguros, interoperables y evolutivos.

Anticiparse a las próximas etapas

A medida que se acerca la generalización de la facturación electrónica obligatoria en Bélgica, es fundamental que las empresas comiencen a prepararse desde ahora e identifiquen a los clientes, socios o filiales belgas afectados por esta reforma.

Anticiparse a estos cambios no solo permite cumplir con los plazos legales, sino también:

• Modernizar los procesos internos y evaluar los flujos de facturación actuales.
• Identificar las entidades belgas con las que intercambia facturas.
• Verificar si su software de facturación es compatible con el estándar PEPPOL BIS.
• Elegir un punto de acceso a la red PEPPOL o recurrir a un proveedor especializado como Artéva.
• Realizar pruebas de envío y recepción de facturas electrónicas estructuradas.
• Formar a los equipos contables y administrativos en estos nuevos procesos.

El dominio del estándar PEPPOL y de las tecnologías asociadas, como la facturación electrónica y el e-reporting, constituye un factor clave para afrontar con éxito esta transformación. Con Artéva, las empresas pueden abordar esta transición con total confianza y seguridad.

PEPPOL y Bélgica: una ventaja competitiva con Artéva

La generalización de la facturación electrónica obligatoria en Bélgica a partir de 2026 exige que las empresas se preparen cuanto antes. Para las empresas francesas afectadas, esta evolución representa también una oportunidad para modernizar su gestión financiera y reforzar la eficiencia de sus intercambios transfronterizos.

Con Artéva, convierta esta obligación normativa en una auténtica palanca de rendimiento y competitividad.