Erfolgreicher Übergang zu EDI: 5 wichtige Lektionen

Hier sind 5 wichtige Erkenntnisse aus einem großen EDI-Migrationsprojekt.

1. Zukünftige Entwicklungen antizipieren (ERP, Rechnungsstellung, Architektur usw.)

Dieses EDI-Migrationsprojekt fand in einem doppelt komplexen Kontext statt. Es kombinierte eine ERP-Umstellung mit der geplanten Abschaltung einer lokalen EDI-Lösung für ein mittelständisches Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften.
Von Anfang an wurde eine umfassende Analyse der technischen und geschäftlichen Auswirkungen durchgeführt. Dies ermöglichte es uns, Risiken zu antizipieren und einen realistischen Zeitplan zu entwickeln.

🎯 Tipp: Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihres Informationssystems. Berücksichtigen Sie auch alle aktuellen oder anstehenden Projekte: ERP-Migration, Compliance, Architektur-Redesign usw. EDI ist das Herzstück Ihrer Geschäftsprozesse. Daher ist es wichtig, umfassend und langfristig zu denken.

2. Entscheiden Sie sich für eine skalierbare Lösung, die an Ihr Ökosystem angepasst ist

Angesichts der Einschränkungen einer veralteten Infrastruktur entschied sich das Unternehmen für eine SaaS-EDI-Plattform. Diese strategische Entscheidung reduzierte die Wartungs- und Lizenzkosten und sorgte für eine höhere Skalierbarkeit.
Dadurch kann das Unternehmen seine EDI-Datenflüsse nun einfacher verwalten, selbst in einem internationalen Umfeld mit mehreren Standorten, mehreren Partnern und vielen Partnern.

🎯 Tipp: Wählen Sie eine flexible und interoperable SaaS-Lösung. Sie muss sich an die Vielfalt Ihrer Datenflüsse anpassen und gleichzeitig die regulatorischen Anforderungen des Finanzgesetzes (E-Invoicing) erfüllen. Kurz gesagt: Ihre Lösung muss sich mit Ihnen weiterentwickeln.

3. Schrittweises Vorgehen und Absicherung jeder Phase

Das Projekt war in zwei Hauptphasen unterteilt, die sukzessive in den verschiedenen Tochtergesellschaften umgesetzt wurden.

• Zuerst die Migration der EDI-Kommunikation auf die SaaS-Plattform mit einfachem Routing der Datenflüsse aus dem alten ERP.
  Zweitens die Aktivierung der EDI-Konvertierungen in das neue ERP.

Diese Methode ermöglichte die ERP-Migration ohne Unterbrechung des Datenaustauschs.

🎯 Tipp: Strukturieren Sie Ihr Projekt in klare Phasen: nach Datenfluss, Tochtergesellschaft oder Dokumenttyp. Validieren Sie jede Phase, bevor Sie mit der nächsten fortfahren. Eine erfolgreiche EDI-Migration setzt auch ein gutes Änderungsmanagement voraus.

4. Beziehen Sie Ihre Fachteams und Partner in die Tests ein

Eine ERP-Änderung führt zwangsläufig zu Schnittstellenänderungen. Daher ist es unerlässlich, alle Geschäftsabläufe mithilfe einer geeigneten Teststrategie zu validieren.
In diesem Projekt wurde jeder Ablauftyp chronologisch mit allen Partnern getestet. Dies erhöhte die Zuverlässigkeit der Migration.

🎯 Tipp: Berücksichtigen Sie die technischen und organisatorischen Besonderheiten Ihrer Partner. Eine gemeinsam genutzte SaaS-Plattform erleichtert diese Phase im Gegensatz zu einem Punkt-zu-Punkt-Modell erheblich.

5. Wählen Sie einen Partner, der Technik, Business und Support vereint

Technologie ist nicht alles. Der Projekterfolg hing auch von solider Unterstützung ab: Verständnis für geschäftliche Herausforderungen, konsequentes Projektmanagement, sicherer Datenaustausch, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vieles mehr.
Alles verlief reibungslos, ohne die Arbeit der internen Teams zu stören.

🎯 Tipp: Wählen Sie nicht einfach eine Lösung. Wählen Sie einen echten EDI-Partner, der Sie beraten und mit Ihnen zusammenarbeiten kann. Er muss Ihre Herausforderungen verstehen, die Sprache Ihrer Teams sprechen und aktiv zum Projekterfolg beitragen.