Peppol und Belgien: Die Probleme verstehen und sich auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung vorbereiten
Belgien bereitet mit der Einführung des PEPPOL-Standards für den Rechnungsaustausch einen entscheidenden Schritt in der elektronischen Rechnungsstellung vor. Die elektronische Rechnungspflicht wird ab 2024 schrittweise eingeführt, die allgemeine Umsetzung für alle belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ist ab Januar 2026 geplant.
Ab diesem Datum wird die gesamte elektronische Rechnungsstellung über PEPPOL abgewickelt, über Mercurius für den Austausch mit dem öffentlichen Sektor oder direkt zwischen Unternehmen für den privaten Sektor. Dies markiert eine neue Ära im Management digitaler Rechnungsdokumente. Diese Entwicklung ist Teil einer globalen Bewegung hin zur Dematerialisierung von Dokumenten, die den Geschäftsverkehr vereinfachen und die Steuerkonformität stärken soll. Dies betrifft in erster Linie den belgischen Markt, aber auch französische Unternehmen, die als Tochtergesellschaften, Lieferanten oder Geschäftspartner mit Belgien zusammenarbeiten, müssen sich darauf vorbereiten.
In diesem sich rasch wandelnden Kontext müssen sich französische Unternehmen, die mit Belgien zusammenarbeiten, schnell anpassen – egal ob sie in Belgien ansässig sind oder nicht, ob groß oder klein. Hier kommt Artéva ins Spiel, ein Experte für digitale Transformation und Unterstützung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung. Die Lösung, Orchestrade® PDP, ist als Partner Dematerialization Platform (PDP) anerkannt und unterliegt der Registrierung bei der DGFiP. Sie garantiert zudem die Einhaltung internationaler Vorschriften.
Ein strukturierter Übergang: PEPPOL und Mercurius, die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien
Der rechtliche und technische Rahmen der Reform
Ab Januar 2026 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien verpflichtend. Diese Verpflichtung wird seit 2024 schrittweise eingeführt, abhängig von der Unternehmensgröße und der Branche (Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor, Klein- und Kleinstunternehmen usw.). Unternehmen müssen daher das PEPPOL-Netzwerk für die Rechnungsstellung und den Rechnungsempfang nutzen. Dabei ist es wichtig, zwischen zwei Kanälen klar zu unterscheiden:
- B2G-Rechnungen (Business-to-Government) müssen über die Mercurius-Plattform abgewickelt werden.
- Für die B2B-Rechnungsstellung (Business-to-Business) müssen Unternehmen das PEPPOL-Netzwerk über zertifizierte Zugangspunkte nutzen.
Auch französische Unternehmen, die mit belgischen Partnern oder Kunden zusammenarbeiten, sind betroffen. Um zulässige Rechnungen ausstellen zu können, müssen sie :
- Verwenden Sie das PEPPOL BIS Billing 3.0-Format (das von Belgien vorgeschriebene Format).
- Leiten Sie Rechnungen über einen PEPPOL-zertifizierten Zugangspunkt an den Zugangspunkt des Käufers weiter oder über Mercurius bei B2G-Rechnungen.
- Stellen Sie sicher, dass die belgischen Empfänger bei Mercurius im PEPPOL-Verzeichnis registriert und bereit für den Empfang elektronischer Rechnungen sind. Unstrukturierte PDF-Dateien oder Papiereinreichungen werden nicht mehr akzeptiert, mit Ausnahme von wenigen vorübergehenden Ausnahmen (Klein- und Kleinstunternehmen, Rechnungen mit sehr geringem Wert, bestimmte Branchen, nicht umsatzsteuerpflichtige Unternehmen).
Wesentliche Vorteile für Unternehmen
Die Einführung des PEPPOL-Standards in Belgien ist nicht nur eine regulatorische Anforderung: Sie eröffnet Unternehmen jeder Größe echte Transformationsmöglichkeiten.
Auch französische Unternehmen, die mit Kunden, Partnern oder Tochtergesellschaften in Belgien zusammenarbeiten, profitieren von diesen Vorteilen, sofern sie ebenfalls eine PEPPOL-kompatible Lösung einsetzen.
Dies gewährleistet einen strukturierten, konformen, automatisierten und sicheren Rechnungsaustausch in einer vernetzten und standardisierten Umgebung. Unternehmen steigern ihre Produktivität, reduzieren manuelle Eingabefehler und verkürzen Bearbeitungs- und Zahlungszeiten. Gleichzeitig optimieren sie ihre internen Prozesse (weniger Papier, zuverlässigere Archivierung und bessere Rückverfolgbarkeit).
Diese Modernisierung eröffnet neue Anwendungsmöglichkeiten: Integration mit ERP-Systemen, Zahlungsautomatisierung, automatischer Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Zahlungseingängen (P2P, Purchase-to-Pay) sowie strukturierte Überwachung des Verkaufszyklus von der Bestellung bis zur Zahlung (O2C, Order-to-Cash).
Unternehmen stärken so ihre operative Reaktionsfähigkeit, ihre Transparenz über Abläufe und ihre Wettbewerbsfähigkeit – sowohl in Belgien als auch international.
Andererseits besteht für französische Unternehmen, die sich nicht an die Vorschriften halten, das Risiko:
- Zahlungsverzögerungen, da Rechnungen im unstrukturierten PDF- oder Papierformat von belgischen Privatkunden abgelehnt werden und vom Privatsektor zurückgewiesen werden können.
- Vertragliche Engpässe, da die fehlende Möglichkeit, eine Rechnung im PEPPOL BIS-Format über PEPPOL und Mercurius auszustellen, dazu führen kann, dass die Rechnung rechtlich ungültig wird und vom Kunden nicht bearbeitet werden kann.
- Verlust von Kunden oder Geschäftspartnern, die Lieferanten suchen, die ihnen Rechnungen gemäß dem neuen Standard senden können. Eine nicht rechtzeitige Vorbereitung kann zum Scheitern der Geschäftsbeziehungen führen.
- Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften in Belgien, wodurch das Unternehmen bei grenzüberschreitenden Transaktionen rechtlichen oder steuerlichen Risiken ausgesetzt ist.
- Eine technologische Lücke im Hinblick auf zukünftige europäische E-Reporting-Standards macht die digitale Transformation langfristig kostspieliger und dringlicher.
Die zentrale Rolle der Dematerialisierung
Im Mittelpunkt dieser Transformation steht die Digitalisierung von Dokumenten. Dieser Prozess verändert die Verwaltung und Buchhaltung von Unternehmen grundlegend. Die elektronische Rechnungsstellung bildet zwar den Ausgangspunkt, ihre Auswirkungen erstrecken sich jedoch auf alle Geschäftsdokumente (Bestellungen, Verträge, Belege usw.).
Wie in Frankreich und über die elektronische Rechnungsstellung hinaus führt die belgische Reform ab dem 1. Januar 2028 eine elektronische Meldepflicht ein. Diese besteht in der regelmäßigen Übermittlung von Daten aus ausgestellten und empfangenen Rechnungen an die belgischen Steuerbehörden über ein spezielles Portal. Dieser Schritt vervollständigt die Compliance und erhöht die Steuertransparenz.
Durch die Integration digitaler Dokumentenmanagementlösungen automatisieren französische Unternehmen auf dem belgischen Markt ihre Arbeitsabläufe, gestalten den Datenaustausch zuverlässiger, bereiten sich auf zukünftige elektronische Meldepflichten vor und reduzieren die Kosten für manuelle Bearbeitung und Papierarchivierung. Sie gewinnen an Rückverfolgbarkeit, Compliance und Reaktionsfähigkeit.
Über die Compliance hinaus bietet diese Transformation eine strategische Chance: Sie rationalisiert den grenzüberschreitenden Handel, stärkt die finanzielle Flexibilität und optimiert das Management von Geschäftsprozessen.
Accompagner le changement ou comment Artéva facilite la transition vers PEPPOL
Im Rahmen des grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsaustauschs mit Belgien fragen sich viele französische Unternehmen: Wie können sie sich effektiv auf die elektronische Rechnungsstellung vorbereiten? Wie können sie das PEPPOL-Netzwerk in ihr bestehendes Informationssystem integrieren?
Mit seiner Expertise im Bereich EDI (Electronic Data Interchange) und elektronische Rechnungsstellung unterstützt Artéva seit 2006 französische und belgische Unternehmen bei der Implementierung papierloser Dokumentenmanagementlösungen. Dank der Orchestrade®-Plattform erleichtert Artéva die Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk für die Erstellung von Rechnungen gemäß belgischen Standards für den grenzüberschreitenden Austausch.
Artéva unterstützt außerdem die Weiterentwicklung der Kompetenzen Ihrer Teams durch Schulungen in neuen Verfahren und kontinuierliche operative Unterstützung.
Warum Artéva wählen?
Die Positionierung von Artéva ist einzigartig: Es geht nicht nur darum, eine belgische Reform umzusetzen, sondern die gesamte Dokumentenverarbeitungskette zu optimieren und so Ihre finanzielle Effizienz und grenzüberschreitende Agilität zu stärken. Dank eines personalisierten Ansatzes optimiert Artéva den gesamten E-Invoicing-Prozess und integriert ihn in eine umfassende Strategie zur Dokumentendigitalisierung.
Kunden profitieren von :
- Nachgewiesene technische Expertise,
- Umfassende Unterstützung bei der konformen Verwaltung der Datenflüsse zwischen belgischen Tochtergesellschaften oder Kunden,
- Skalierbare Lösungen, kompatibel mit zukünftigen E-Reporting-Anforderungen,
- Eine strategische Vision für die digitale Transformation.
Um diese Transformation effektiv zu unterstützen, bietet Artéva seine proprietäre Orchestrade® PDP -Lösung an, die die Verwaltung elektronischer Rechnungen zentralisiert und automatisiert, die Einhaltung der PEPPOL- und Mercurius-Standards gewährleistet und die Kommunikation mit den verschiedenen Beteiligten über sichere und skalierbare Prozesse erleichtert.
Die nächsten Schritte antizipieren
Da die flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien bevorsteht, ist es für Unternehmen unerlässlich, sich jetzt vorzubereiten und die betroffenen belgischen Kunden, Partner und Tochtergesellschaften zu identifizieren.
Die frühzeitige Erkennung dieser Entwicklungen ermöglicht es ihnen nicht nur, gesetzliche Fristen einzuhalten, sondern auch :
- Modernisieren Sie Ihre internen Prozesse und evaluieren Sie Ihre aktuellen Rechnungsabläufe.
- Identifizieren Sie die belgischen Unternehmen, mit denen Sie Rechnungen austauschen.
- Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware PEPPOL BIS-kompatibel ist.
- Wählen Sie einen Zugangspunkt zum PEPPOL-Netzwerk (oder nutzen Sie einen Dienstleister wie Artéva).
- Testen Sie den Versand und Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen.
- Schulen Sie Ihre Buchhaltungs- und Verwaltungsteams in diesen neuen Prozessen.
Die Beherrschung des PEPPOL-Standards und der damit verbundenen Technologien (E-Invoicing, E-Reporting) ist eine zentrale Herausforderung. Mit Artéva können Unternehmen diesen Übergang mit vollem Vertrauen angehen.
PEPPOL und Belgien, ein Hebel der Wettbewerbsfähigkeit mit Artéva
Die flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien ab 2026 erfordert eine schnelle Planung. Für die betroffenen französischen Unternehmen bietet sich dadurch auch die Chance, ihr Rechnungswesen zu modernisieren und ihre grenzüberschreitende Effizienz zu steigern.
Mit Artéva verwandeln Sie diese regulatorische Verpflichtung in einen Leistungshebel.
